Użyj tego szablonu jako standardu dla nowych plików w swoim archiwum cyfrowym, aby zapewnić jednolitość
Pokazywanie postów oznaczonych etykietą metadata. Pokaż wszystkie posty
Pokazywanie postów oznaczonych etykietą metadata. Pokaż wszystkie posty
piątek, 14 lutego 2025
czwartek, 13 lutego 2025
CHECKLISTA: Audyt metadanych w cyfrowym archiwum
Użyj tej listy kontrolnej, aby przeanalizować, czy Twoje metadane są poprawnie wdrożone i skuteczne.
KROK 1: Identyfikacja istniejących metadanych
- Sprawdź, jakie metadane obecnie są przypisane do plików (np. słowa kluczowe, autor, data utworzenia).
- Upewnij się, że każdy plik ma przypisane podstawowe informacje (np. nazwa, data, typ pliku).
- Oceń, czy stosowane metadane są jednolite i konsekwentne w całym cyfrowym systemie
KROK 2: Wyszukiwanie zasobów
- Przetestuj, czy zasoby można łatwo znaleźć przy użyciu wyszukiwarki.
- Sprawdź, czy słowa kluczowe są intuicyjne i zgodne z tym, jak użytkownicy szukają plików.
- Oceń, czy metadane pozwalają filtrować wyniki wyszukiwania.
KROK 3: Spójność i standardy metadanych
- Zdefiniuj standardy nazewnictwa plików i folderów.
- Upewnij się, że wszyscy użytkownicy stosują ten sam format metadanych.
- Sprawdź, czy stosowane standardy są zgodne z ogólnymi zasadami
piątek, 19 kwietnia 2024
Określenie celów wdrożenia systemu DMS
Przed wdrożeniem systemu zarządzania dokumentacją (DMS), kluczowe jest określenie celów, które organizacja chce osiągnąć za jego pomocą. Ten proces wymaga szczegółowego zrozumienia potrzeb i wytyczenia jasnych kierunków działania. W niniejszym artykule omówię kluczowe kroki niezbędne do skutecznego określenia celów wdrożenia systemu DMS oraz przyjrzymy się istotnym aspektom, które należy uwzględnić podczas tego procesu.
Określenie celów
W procesie określania celów wdrożenia systemu zarządzania dokumentacją (DMS) istotne jest uwzględnienie następujących kwestii:
- określenie celów wdrożenia: W jaki sposób system DMS ma rozwiązać konkretne problemy organizacji oraz jakie cele chcemy osiągnąć poprzez jego implementację.
- określenie parametrów systemu DMS: Analiza rozmiaru organizacji, okresu przechowywania dokumentów oraz innych istotnych czynników mających wpływ na projekt.
- definicja struktury plików: Ustalenie rodzajów dokumentów, wymaganych metadanych oraz rodzajów informacji, które będą przechowywane w systemie.
- ustalenie workflowu i parametrów digitalizacji: Określenie, jakie rodzaje dokumentacji zostaną poddane procesowi skanowania, oraz określenie parametrów technicznych plików.
- plan migracji i konwersji istniejących zasobów: Analiza dokumentów wymagających migracji lub konwersji oraz określenie zakresu i ilości pracy potrzebnej do przeprowadzenia tego procesu.
Podsumowanie
Zdefiniowanie celów wdrożenia systemu DMS jest kluczowym etapem, który zapewnia skuteczność i efektywność całego procesu. Poprzez staranne określenie celów organizacja może lepiej dostosować system do swoich potrzeb, co przyczynia się do optymalnego wykorzystania jego możliwości i osiągnięcia sukcesu w długim okresie. Dlatego też należy poświęcić odpowiednią uwagę na każdy z wymienionych punktów, aby zapewnić harmonijne i skuteczne wdrożenie systemu DMS.
wtorek, 16 kwietnia 2024
Cyfrowy audyt w organizacji
Trwała ochrona cyfrowych zbiorów staje się ważnym elementem strategii archiwizacyjnych instytucji. Przechowywane w formie cyfrowej zasoby mogą obejmować różnorodne obiekty, od dokumentów historycznych po materiały multimedialne. Dlatego też przeprowadzenie audytu staje się niezbędnym krokiem w zarządzaniu tymi zasobami. Poniższe pytania audytu cyfrowego zakładają analizę kluczowych aspektów przechowywania i zarządzania cyfrowymi zbiorami, w celu lepszego zrozumienia ich charakteru oraz potrzeb:
- Ile obiektów cyfrowych przechowuje nasza instytucja (w %)?
- Z którego roku pochodzą najstarsze obiekty cyfrowe?
- Czy można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
- W jaki sposób można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
- Na jakim nośniku/medium są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
- W jakim formacie są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
- Czy była próba migracji najstarszych obiektów cyfrowych na nowsze formaty/nośniki?
- Czy zostały określone przypadki utraty dostępu do treści obiektów cyfrowych?
- Czy i od kiedy w instytucji podejmuje się temat trwałej ochrony cyfrowej zbiorów?
Przeprowadzenie audytu cyfrowego stanowi istotny etap w procesie zarządzania cyfrowymi zbiorami, pozwalając na identyfikację kluczowych zagadnień związanych z przechowywaniem, dostępem i ochroną tych zasobów. Jego wyniki mogą posłużyć jako fundament do opracowania lub ulepszenia strategii trwałej ochrony cyfrowych zbiorów, co ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności i dostępności tych zasobów na przestrzeni czasu. Dzięki audytowi cyfrowemu instytucje mogą efektywniej zarządzać swoim dziedzictwem cyfrowym, zapewniając jego trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń.
wtorek, 9 kwietnia 2024
Model referencyjny Open Archival Information System (OAIS)
Pod pojęciem repozytorium cyfrowego, czyli archiwum cyfrowego, rozumieć należy system składający się z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych. Jego celem jest zgromadzenie, przechowanie oraz zapewnienie długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału.
Ale co właściwie oznacza długotrwały dostęp? Wyróżniamy archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat, oraz archiwalne systemy instytucji kultury, które powinny gwarantować utrzymanie użyteczności zbiorów przez okres 100 lat i dłużej. Różnice między nimi wynikają nie z samego zachowania długoterminowego, lecz z dostępności dokumentów na podstawie różnych przepisów prawnych.
Niezwykle ważna jest także wiarygodność repozytorium. Wiarygodne archiwum to takie, które gwarantuje dostępność przechowywanych i zarządzanych dokumentów elektronicznych zarówno obecnie, jak i w odległej przyszłości. Taki system powinien podlegać regularnej kontroli, a jego polityka sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów powinna być jasno określona. Ponadto, istotne jest posiadanie narzędzi do wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów.
W tym miejscu pojawia się model referencyjny Open Archival Information System (OAIS), będącego normą postępowania w zakresie długoterminowej archiwizacji danych cyfrowych. Jest to uniwersalny model organizowania i funkcjonowania archiwów elektronicznych, stosowany do gromadzenia, przechowywania i udostępniania różnych typów publikacji elektronicznych. Standard ten jest oznaczony normą ISO14721:2012. W archiwach zgodnych z modelem OAIS istotne jest rozróżnienie między danymi cyfrowymi (Data Object) a obiektami informacyjnymi (Information Object).
Możemy przyjąć, że każdy dokument elektroniczny, wraz z narzędziami umożliwiającymi jego odczyt, będzie określany mianem information object. Kolejnym kluczowym pojęciem w modelu referencyjnym OAIS jest pakiet informacyjny, składający się z dwóch komponentów: przechowywanej informacji oraz opisu przechowywania. Przechowywana informacja zawiera dane cyfrowe wraz z narzędziami ich odczytu i prezentacji, natomiast opis przechowywania zawiera wszelkie informacje konieczne w procesie przechowywania.
Elementem niezbędnym w archiwum elektronicznym są także metadane przechowywanych obiektów (Information Packages), określane w modelu referencyjnym OAIS terminem Descriptive Information. Metadane dostarczają informacje o zawartości pakietu informacyjnego oraz umożliwiają jego odnalezienie w archiwum. Meta-informacje muszą być bardzo dokładne i rozbudowane, aby ułatwić identyfikację przechowywanych obiektów.
poniedziałek, 19 grudnia 2022
środa, 14 grudnia 2022
poniedziałek, 28 listopada 2022
wtorek, 22 listopada 2022
środa, 26 października 2022
Artykuł: Conceptual Modeling of Web Archive Metadata
INFO: Ciekawy artykuł nt. metadanych w archiwum internetowym.
piątek, 21 października 2022
czwartek, 13 października 2022
piątek, 26 sierpnia 2022
piątek, 8 lipca 2022
środa, 15 czerwca 2022
Zasoby: Projekt HESCIDA
INFO: Belgijski projekt HESCIDA służy do promowania ponownego wykorzystywania informacji, takich jak surowe dane, metadane, algorytmy i ich zastosowania, w celu wspierania powtarzalności.
piątek, 10 czerwca 2022
czwartek, 26 maja 2022
Poradnik: Jak skanować obiekty wielkoformatowe
Ojoj, już dawno nie dawałem dłuższego tekstu merytorycznego, zamierzam to zmienić :) nie tylko dawać same ciekawe linki :). Pora powiedzieć o skanowaniu obiektów wielkoformatowych. :)
Z obiektami wielkoformatowymi zawsze jest problem nawet kiedy mamy specjalistyczny skaner przeznaczony do digitalizacji dużych obiektów archiwalnych. Jakie są to materiały??? Mogą być to mapy, plany architektoniczne czy plakaty. Przez nadwymiarowe lub duże formaty zwykle rozumiemy przedmioty, które po całkowitym otwarciu są większe niż A2. Może to obejmować dokumenty o rozmiarze do A0+. Rozmiar takich obiektów powoduje, że są podatne na uszkodzenia, zwłaszcza kiedy nie mamy specjalistycznego skanera. Trzeba po prostu ostrożnie się obchodzić z takimi materiałami.
Aby dobrze wykonać digitalizację należy stosować kilka wskazówek, które pozwolą nam na dobry wynik końcowy.
1. Rozszycie i prostowanie dokumentów aktowych.
Tak jak w przypadku aktowych dokumentów A4, w przypadku A3 i więcej też rozszywamy o ile zachodzi taka konieczność. Usuwamy części metalowe (części szklane, plastikowe też usuwamy) i przeprowadzamy wstępną konserwację (np. podklejanie rozdarć). Nie zawsze mamy do dyspozycji płaskie materiały. Co to oznacza... w części przypadków, a w szczególności przy mapach mamy przechowywane zrolowane materiały. Pojawia się problem. W zależności o materiału wykonania, stan zachowania może być dobry lub zły. Nie zależnie od tego zalecane jest aby takie obiekty były stopniowo rozwijane lub rozkładane. Następnie zostawiamy na kilka godzin dla wyprostowania materiału przed samym skanowaniem. Taka operacja spowoduje o wiele mniejsze obciążenie materiału. Zmniejsza także ryzyko uszkodzeń, które mogą powstać podczas skanowania.
2. Użycie skanera wielkoformatowego.
Skaner wielkoformatowy to powinien być standard przy takich materiałach. Jednak koszt skanera (100 000 zł i więcej), czasami unikalna konfiguracja sprzętu, oświetlenie powoduje, że taki sprzęt jest rzadkością, w małych ilościach. Jeśli nie mamy takiego skanera używamy skanera A4 co powoduje, że skanowanie się wydłuży, Będzie więcej szans na pojawienie się problemów w czasie samego skanowania. Czasami warto wtedy zatrudnić specjalistyczną firmę, która nam takie obiekty zdigitalizuje. Oczywiście taki outsourcing rodzi nowe wyzwania takie jak zabezpieczenie kolekcji w czasie transportu, przed kradzieżą etc.
3. Skanowanie w częściach
Nie ważne czy mamy skaner wielkoformatowy czy A4 zawsze skanujmy w częściach. Taki proces spowoduje zmniejszenie występowania dziwnych artefaktów w czasie samego skanowania. Jeśli dobrze podzielimy obiekt na części, to na pewno nie będzie problemu aby cyfrowo je połączyć w całość. Na pewno trzeba zrobić listę obiektów wg. rozmiarów. To będzie pomocne przy digitalizacji (np. kalibracja sprzętu). Jeśli zorganizujesz swoją kolekcję według rozmiaru przed rozpoczęciem digitalizacji, Twój przepływ pracy będzie znacznie bardziej wydajny. Dzieje się tak, ponieważ dostosowanie ustawień kamery, na przykład wysokości kamery od przedmiotu i kalibracja przechwytywania kolorów, wymaga czasu. Możesz zminimalizować korekty, organizując swoją kolekcję z wyprzedzeniem, oszczędzając cenny czas.
4. Ostrożnie obchodzenie z materiałami archiwalnymi.
Rozmiar części map, plakatów etc. powoduje to, że musimy ostrożnie operować takim materiałem. Zwłaszcza jeśli mamy zły stan zachowania. Dodatkowo poprzez nie właściwe skanowanie też możemy uszkodzić obiekt. Po prostu skanowanie takich wielkoformatowych materiałów jest nie wygodne, i żaden skaner tego nie zmieni. Przykładowo księgi A3 i więcej są ciężkie, nawet bardzo. Taka księga może ważyć 100 kg i więcej. Z tego powodu zawsze warto skanować w dwie osoby.
5. Zarządzanie kolorami
Dokładne odwzorowanie kolorów jest koniecznością podczas tworzenia cyfrowych kopii obiektów archiwalnych bez względu na rozmiar. Kalibrujemy monitory, skanery, używamy wzorników kolorów. Naszym celem jest uzyskanie kolorystyki plików cyfrowych, które będą jak najbardziej zbliżone do fizycznego oryginału.
6. Formaty plików, rozdzielczości
Na pewno będzie to format TIFF (RGB, bez kompresji) o rozdzielczości 300 DPI (maksymalnie 600 DPI). O ile jeden dokument A4 w formacie TIFF będzie ważył 25MB o format A3 i powyżej będziemy mieli pliki powyżej 50MB. Większa rozdzielczość powoduje jeszcze zwiększenie ciężaru plików (powyżej 100MB). Oczywiście z tych plików możemy zrobić użytkowe JPG lub PDF.
7. Metadane
Kluczem w digitalizacji oczywiście są odpowiednie jakościowo metadane. Bez dobrych metadanych nie ma dobrej digitalizacji. Metadane mają kluczowe znaczenie przy wyszukiwaniu. Musimy pamiętać, żeby dobrać odpowiednie metadane do naszej digitalizacji. Dodatkowo automatyczne metadane powodują przyśpieszenie pracy i zachowanie dobrej jakości.
Podsumowanie
Tak powinno skanować :) Rzeczywistość jest często inna :) Jak ja skanuje takie materiały??? No niestety muszę sam ogarnąć manipulowanie obiektami wielkoformatowymi. Skanuję w częściach ale tak, że każda część ma swój margines. Wtedy już nie ma cyfrowego łączenia w programie graficznym. Cięższe obiekty powodują szybkie zmęczenie, a tym samym wydłużenie skanowania. Jak z powiedzeniem... Każdy orze jak może. :)
niedziela, 15 maja 2022
Subskrybuj:
Posty (Atom)