Użyj tego szablonu jako standardu dla nowych plików w swoim archiwum cyfrowym, aby zapewnić jednolitość
Pokazywanie postów oznaczonych etykietą digital archives. Pokaż wszystkie posty
Pokazywanie postów oznaczonych etykietą digital archives. Pokaż wszystkie posty
piątek, 14 lutego 2025
czwartek, 13 lutego 2025
CHECKLISTA: Audyt metadanych w cyfrowym archiwum
Użyj tej listy kontrolnej, aby przeanalizować, czy Twoje metadane są poprawnie wdrożone i skuteczne.
KROK 1: Identyfikacja istniejących metadanych
- Sprawdź, jakie metadane obecnie są przypisane do plików (np. słowa kluczowe, autor, data utworzenia).
- Upewnij się, że każdy plik ma przypisane podstawowe informacje (np. nazwa, data, typ pliku).
- Oceń, czy stosowane metadane są jednolite i konsekwentne w całym cyfrowym systemie
KROK 2: Wyszukiwanie zasobów
- Przetestuj, czy zasoby można łatwo znaleźć przy użyciu wyszukiwarki.
- Sprawdź, czy słowa kluczowe są intuicyjne i zgodne z tym, jak użytkownicy szukają plików.
- Oceń, czy metadane pozwalają filtrować wyniki wyszukiwania.
KROK 3: Spójność i standardy metadanych
- Zdefiniuj standardy nazewnictwa plików i folderów.
- Upewnij się, że wszyscy użytkownicy stosują ten sam format metadanych.
- Sprawdź, czy stosowane standardy są zgodne z ogólnymi zasadami
wtorek, 16 kwietnia 2024
Cyfrowy audyt w organizacji
Trwała ochrona cyfrowych zbiorów staje się ważnym elementem strategii archiwizacyjnych instytucji. Przechowywane w formie cyfrowej zasoby mogą obejmować różnorodne obiekty, od dokumentów historycznych po materiały multimedialne. Dlatego też przeprowadzenie audytu staje się niezbędnym krokiem w zarządzaniu tymi zasobami. Poniższe pytania audytu cyfrowego zakładają analizę kluczowych aspektów przechowywania i zarządzania cyfrowymi zbiorami, w celu lepszego zrozumienia ich charakteru oraz potrzeb:
- Ile obiektów cyfrowych przechowuje nasza instytucja (w %)?
- Z którego roku pochodzą najstarsze obiekty cyfrowe?
- Czy można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
- W jaki sposób można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
- Na jakim nośniku/medium są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
- W jakim formacie są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
- Czy była próba migracji najstarszych obiektów cyfrowych na nowsze formaty/nośniki?
- Czy zostały określone przypadki utraty dostępu do treści obiektów cyfrowych?
- Czy i od kiedy w instytucji podejmuje się temat trwałej ochrony cyfrowej zbiorów?
Przeprowadzenie audytu cyfrowego stanowi istotny etap w procesie zarządzania cyfrowymi zbiorami, pozwalając na identyfikację kluczowych zagadnień związanych z przechowywaniem, dostępem i ochroną tych zasobów. Jego wyniki mogą posłużyć jako fundament do opracowania lub ulepszenia strategii trwałej ochrony cyfrowych zbiorów, co ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności i dostępności tych zasobów na przestrzeni czasu. Dzięki audytowi cyfrowemu instytucje mogą efektywniej zarządzać swoim dziedzictwem cyfrowym, zapewniając jego trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń.
wtorek, 9 kwietnia 2024
Model referencyjny Open Archival Information System (OAIS)
Pod pojęciem repozytorium cyfrowego, czyli archiwum cyfrowego, rozumieć należy system składający się z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych. Jego celem jest zgromadzenie, przechowanie oraz zapewnienie długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału.
Ale co właściwie oznacza długotrwały dostęp? Wyróżniamy archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat, oraz archiwalne systemy instytucji kultury, które powinny gwarantować utrzymanie użyteczności zbiorów przez okres 100 lat i dłużej. Różnice między nimi wynikają nie z samego zachowania długoterminowego, lecz z dostępności dokumentów na podstawie różnych przepisów prawnych.
Niezwykle ważna jest także wiarygodność repozytorium. Wiarygodne archiwum to takie, które gwarantuje dostępność przechowywanych i zarządzanych dokumentów elektronicznych zarówno obecnie, jak i w odległej przyszłości. Taki system powinien podlegać regularnej kontroli, a jego polityka sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów powinna być jasno określona. Ponadto, istotne jest posiadanie narzędzi do wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów.
W tym miejscu pojawia się model referencyjny Open Archival Information System (OAIS), będącego normą postępowania w zakresie długoterminowej archiwizacji danych cyfrowych. Jest to uniwersalny model organizowania i funkcjonowania archiwów elektronicznych, stosowany do gromadzenia, przechowywania i udostępniania różnych typów publikacji elektronicznych. Standard ten jest oznaczony normą ISO14721:2012. W archiwach zgodnych z modelem OAIS istotne jest rozróżnienie między danymi cyfrowymi (Data Object) a obiektami informacyjnymi (Information Object).
Możemy przyjąć, że każdy dokument elektroniczny, wraz z narzędziami umożliwiającymi jego odczyt, będzie określany mianem information object. Kolejnym kluczowym pojęciem w modelu referencyjnym OAIS jest pakiet informacyjny, składający się z dwóch komponentów: przechowywanej informacji oraz opisu przechowywania. Przechowywana informacja zawiera dane cyfrowe wraz z narzędziami ich odczytu i prezentacji, natomiast opis przechowywania zawiera wszelkie informacje konieczne w procesie przechowywania.
Elementem niezbędnym w archiwum elektronicznym są także metadane przechowywanych obiektów (Information Packages), określane w modelu referencyjnym OAIS terminem Descriptive Information. Metadane dostarczają informacje o zawartości pakietu informacyjnego oraz umożliwiają jego odnalezienie w archiwum. Meta-informacje muszą być bardzo dokładne i rozbudowane, aby ułatwić identyfikację przechowywanych obiektów.
piątek, 9 września 2022
czwartek, 14 lipca 2022
czwartek, 23 czerwca 2022
Poradnik: Rola archiwum cyfrowego w firmie
INFO:
Rola archiwum cyfrowego w firmie
#Definicja i podziały
Najpierw trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie czym jest cyfrowe archiwum. Pod pojęciem archiwum cyfrowe (repozytorium) należy rozumieć system złożony z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych, powołany w celu zgromadzenia, przechowania oraz zapewnienia długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału.
To jest taka definicja instytucjonalna. Te Repozytoria możemy podzielić na:
1. Repozytorium dziedzinowe - miejsce gdzie przechowywana jest uporządkowana wiedza dziedzinowa
2. Repozytorium wielotematyczne - zawarte są w nim dokumenty z różnych kategorii wiedzy
2. Repozytorium otwarte - wspierają rozwój badań naukowych, prace administracyjne oraz różnorodne procesy uczenia się
#Długotrwały dostęp
Co to jest Długotrwały dostęp??? Możemy wyróżnić Archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat i Archiwalne Systemy instytucji kultury, które powinny gwarantować utrzymanie użyteczności zbiorów przez okres 100 i więcej lat. Różnice między nimi są takie, że nie chodzi w nich o zachowanie długoterminowe, lecz o dostępność dokumentów na podstawie różnych przepisów prawnych.
#Dobre Archiwum cyfrowe
Trzeba sobie zadać pytanie... Czy mamy „Dobre” Archiwum cyfrowe. „Dobre” Archiwum Cyfrowe to takie archiwum, które:
1. Umożliwia tworzenia i stosowania nowych formatów przedstawiania danych, informacji i wiedzy
2. Brak ograniczeń co do czasu i miejsca
3. Personalizuje informację np. reaguje na problem nadmiaru informacji
4. Wspiera nowe formy pracy grupowej w zakresie tworzenia i wykorzystania informacji
5. Umożliwia dostęp do całości lub części zarchiwizowanych Umożliwia tworzenia i stosowania nowych materiałów
6. Otwarta architektura, interoperacyjność
7. jest Wiarygodne (ISO 16363:2012)
#Wiarygodność
Wiarygodne cyfrowe archiwum to takie, które gwarantuje dostępność przechowywanych i zarządzanych w nim dokumentów elektronicznych obecnie i w odległej przyszłości. Taki system powinien podlegać okresowej kontroli. Powinna być jasna polityka sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów, powinny być narzędzia do wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów.
#Pamięć cyfrowa
Archiwum cyfrowe firmy można określić jako pamięć cyfrowa która składa się głównie z dokumentów elektronicznych. W związku z tym ważne jest, aby dane organizacje w odpowiedni sposób przechowywały i zabezpieczały i wyszukiwały swoje dokumenty w formie cyfrowej. W ten sposób tworzy się środowisko cyfrowe - archiwum. W wielu instytucjach publicznych archiwum cyfrowego jest po prostu odwzorowaniem istniejącego już archiwum analogowego.
Cyfrowe archiwum dokumentów i danych powinno mieć duże znaczenie dla organizacji zwłaszcza, że trzeba zarządzać nimi przez cały ich cykl życia. Skupmy uwagę na podmiotach prywatnych. Niewątpliwie wyzwaniem jest dla firm jest zapewnienie, że dokumenty cyfrowe, które tworzą (digital born) lub otrzymywane ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych (poddane digitalizacji), mogą być nadal odczytywane i wykorzystywane w bliższej jak i w odległej przyszłości.
#Praktyczne przykłady rodzajów dokumentów biznesowych:
1. dokumenty mające znaczenie podatkowe: faktury i noty, dokumenty przewozowe, księgi rachunkowe i rejestry , pisma pomocnicze, sprawozdania finansowe, deklaracje, zaświadczenia, komunikaty podatkowe, księgi zakładowe, rachunki i rachunki wydatków, faktury opieczętowane za ulgi podatkowe itp.
2. dokumentacja cywilnoprawna: formularze, wezwania do zapłaty, pisma, zaproszenia, komunikaty, przypomnienia, zamówienia zakupu, umowy, wyciągi bankowe, korespondencja, pokwitowania, wiadomości e-mail, dzienniki lub rejestry, dokumentacja techniczna, certyfikaty zgodności, dokumentacja procesów jakościowych, zgody dotyczące prywatności, dokumentacja produkcyjna itp.
3. dokumentacja pracownicza: listy płac, umowy o pracę i zarządzanie stosunkiem pracy, listy cesji, korespondencja, deklaracje ZUS i podatkowe itp.
4. dokumentacja bankowa: rachunki (dowody wpłaty i wypłaty), umowy, dokumenty gwarantowanych kredytów, dokumenty handlowe i zarządzania inwestycjami, kasa fiskalna, odpowiednie dokumenty weryfikacyjne itp.
5. dokumentacja ubezpieczeniowa: polisy ubezpieczeniowe i inne dokumenty potwierdzające, dokumenty ubezpieczenia na życie i inne szkody itp.
6. dokumentacja celna: dokumentacja dotycząca importu, eksportu, tranzytu towarów, rachunki celne itp.
7. dokumentacja medyczna: raporty z analiz laboratoryjnych, raporty i obrazy z diagnostyki, raporty ambulatoryjne, wypisy, elektroniczna dokumentacja medyczna, elektroniczne recepty, dokumentacja zdrowotna itp.
8. dokumentacja z innych dziedzin.
#Zarządzanie archiwum cyfrowym
Zarządzanie archiwum cyfrowym oferuje duże korzyści w zakresie takich procesów cyfrowych jak: optymalizacja etapów odbioru dokumentów, tworzenia i podpisywania, udostępniania danych i dokumentów, archiwizacji, przechowywania i niszczenia dokumentów pod koniec ich cyklu życia. Ważne jest też aby scyfryzować różne procesy biznesowe, które umożliwiają wytwarzanie/ przechowywanie wielu różnych rodzajów dokumentów elektronicznych, które zasilą cyfrowe archiwum firmy .
#Formaty i metadane dokumentów w archiwum cyfrowym
Metadane to nic innego jak zbiór danych (informacji) powiązanych z obiektem cyfrowym , takim jak dokument elektroniczny, w celu zidentyfikowania i opisania jego kontekstu, zawartości i struktury. Metadane pełnią różne funkcje. Obejmują one stałą identyfikację obiektów i ich relacji, przechowywanie technicznych i proceduralnych mechanizmów formowania, konserwacji i konserwacji, przywileje dostępu, logiki selekcji, opis kontekstu produkcji i późniejszej opieki i konserwacji.
Metadane można podzielić na:
1. Metadane administracyjne – dostarczają informacji dotyczących zarządzania zasobem informacji lub obiektem, takich jak: data i sposób jego utworzenia, typ dokumentu, informacje dotyczące dostępu do zasobu
2. Metadane opisowe – dostarczają informacji na temat takich danych jak tytuł, streszczenie, autor oraz słowa kluczowe, opisujące zasób informacji lub obiekt
3. Metadane strukturalne – opisują logiczny i fizyczny związek pomiędzy częściami złożonego obiektu
„Dobre” metadane to takie metadane, które:
1. dobrane do użytkowników.
2. wspomagają interoperacyjność
3. Dostosują narzędzia kontroli treści takie jak słowniki kontrolowane i słowniki haseł wzorcowych.
4. zawierają jasne określenie warunków i zasad wykorzystywania obiektu cyfrowego.
5. metadane techniczne i administracyjne ułatwiają długoterminowe zarządzanie obiektami w zasobach.
Jeśli mówimy o metadanych należy wspomnieć o obiektach cyfrowych.
#„Dobre” obiekty cyfrowe
1. Dobry obiekt zapisywany jest w formacie, który zapewni mu powtórne wykorzystanie
2. Dobry obiekt cyfrowy musi się dać zachować dla przyszłości. Musi być dostępny przez długi okres
3. Dobry obiekt musi być interoperacyjny
4. Dobry obiekt powinien mieć stały, unikalny identyfikator
5. Dobry obiekt powinien mieć potwierdzoną autentyczność
#Podsumowanie
W dzisiejszych czasach wdrożenie dobrego systemu IT jakim jest cyfrowe archiwum dla firm to po prostu konieczność. Po prostu aż tyle :)
poniedziałek, 20 czerwca 2022
Zasoby: Global Music Vault czyli jak archiwizować muzykę na Svalbardzie
INFO: Sprawa jest ciekawa, ponieważ sednem projektu ma być Specjalnie skonstruowany cyfrowy nośnik danych ma przetrwać w skarbcu ponad 1000 lat z gwarantowaną dostępnością w przyszłości. Nośnik danych jest przyszłościowy i niezależny od technologii, więc bez względu na to, ile czasu minęło i jak rozwinęła się technologia, dane będą nadal dostępne.
piątek, 10 czerwca 2022
Zasoby: DIGHIMAPS - Digital Maps and Archives. Activating Cartographic Collections in a Digital World
INFO: Projekt DIGHIMAPS to nie tylko digitalizacja ale też automatyczne rozpoznawanie ich treści.
środa, 20 kwietnia 2022
czwartek, 14 kwietnia 2022
Artykuł: Meet the 1,300 librarians racing to back up Ukraine’s digital archives
INFO: Wojna jak to wojna niszczy archiwa. Obecnie łatwiej jest ratować te dziedzictwo w cyfrowym świecie.
niedziela, 10 kwietnia 2022
Zasoby: The hidden gems in Historic England’s 100-year-old photo archive
INFO: Nowe archiwum cyfrowe zawiera ponad 400 000 zdjęć lotniczych Anglii.
niedziela, 20 marca 2022
środa, 16 marca 2022
czwartek, 17 lutego 2022
Artykuł: New types of digital archives on the rise to help broaden public access
INFO: Potrzebujemy nowych ulepszonych repozytoriów cyfrowych
czwartek, 10 lutego 2022
czwartek, 20 stycznia 2022
Szkolenie: ICA online course “Managing Digital Archives”
INFO: Kurs online nt. Zarządzanie cyfrowymi archiwami.
czwartek, 30 grudnia 2021
Zasoby: PUBLICZNE ARCHIWUM PRAC LEONA URBAŃSKIEGO
INFO: Możemy przeglądać i ściągać projekty graficzne (w formacie tiff).
poniedziałek, 27 grudnia 2021
Artykuł: If we want things to stay as they are, things will have to change
INFO: Ochrona cyfrowych formatów powinna polegać na nawiązaniu dialogu z producentem w celu uzgodnienia formatu, który będzie akceptowalny i możliwy do zarządzania.
Subskrybuj:
Posty (Atom)