Poradnik: Rola archiwum cyfrowego w firmie

INFO: 

Rola archiwum cyfrowego w firmie

#Definicja i podziały

Najpierw trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie czym jest cyfrowe archiwum. Pod pojęciem archiwum cyfrowe (repozytorium) należy rozumieć system złożony z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych, powołany w celu zgromadzenia, przechowania oraz zapewnienia długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału. 

To jest taka definicja instytucjonalna. Te Repozytoria możemy podzielić na: 

1. Repozytorium dziedzinowe - miejsce gdzie przechowywana jest uporządkowana wiedza dziedzinowa

2. Repozytorium wielotematyczne - zawarte są w nim dokumenty z różnych kategorii wiedzy

2. Repozytorium otwarte - wspierają rozwój badań naukowych, prace administracyjne oraz różnorodne procesy uczenia się

#Długotrwały dostęp

Co to jest Długotrwały dostęp??? Możemy wyróżnić Archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat i Archiwalne Systemy instytucji kultury, które powinny gwarantować utrzymanie użyteczności zbiorów przez okres 100 i więcej lat. Różnice między nimi są takie, że nie chodzi w nich o zachowanie długoterminowe, lecz o dostępność dokumentów na podstawie różnych przepisów prawnych.

#Dobre Archiwum cyfrowe

Trzeba sobie zadać pytanie... Czy mamy  „Dobre” Archiwum cyfrowe. „Dobre” Archiwum Cyfrowe to takie archiwum, które:

1. Umożliwia tworzenia i stosowania nowych formatów przedstawiania danych, informacji i wiedzy

2. Brak ograniczeń co do czasu i miejsca

3. Personalizuje informację np. reaguje na problem nadmiaru informacji

4. Wspiera nowe formy pracy grupowej w zakresie tworzenia i wykorzystania informacji

5. Umożliwia dostęp do całości lub części zarchiwizowanych Umożliwia tworzenia i stosowania nowych materiałów

6. Otwarta architektura, interoperacyjność

7. jest Wiarygodne (ISO 16363:2012)

#Wiarygodność

Wiarygodne cyfrowe archiwum to takie, które gwarantuje dostępność przechowywanych  i zarządzanych w nim dokumentów elektronicznych obecnie i w odległej przyszłości. Taki system powinien podlegać okresowej kontroli. Powinna być jasna polityka sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów, powinny być narzędzia do  wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów.

#Pamięć cyfrowa

Archiwum cyfrowe firmy można określić jako pamięć cyfrowa która składa się głównie z dokumentów elektronicznych. W związku z tym ważne jest, aby dane organizacje w odpowiedni sposób przechowywały i zabezpieczały i wyszukiwały swoje dokumenty w formie cyfrowej. W ten sposób tworzy się środowisko cyfrowe - archiwum. W wielu instytucjach publicznych archiwum cyfrowego jest po prostu odwzorowaniem istniejącego już archiwum analogowego. 

Cyfrowe archiwum dokumentów i danych powinno mieć duże znaczenie dla organizacji zwłaszcza, że trzeba zarządzać nimi przez cały ich cykl życia. Skupmy uwagę na podmiotach prywatnych. Niewątpliwie wyzwaniem jest dla firm jest zapewnienie, że dokumenty cyfrowe, które tworzą (digital born) lub otrzymywane ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych (poddane digitalizacji), mogą być nadal odczytywane i wykorzystywane w bliższej jak i w odległej przyszłości. 

#Praktyczne przykłady rodzajów dokumentów biznesowych:

1. dokumenty mające znaczenie podatkowe: faktury i noty, dokumenty przewozowe, księgi rachunkowe i rejestry , pisma pomocnicze, sprawozdania finansowe, deklaracje, zaświadczenia, komunikaty podatkowe, księgi zakładowe, rachunki i rachunki wydatków, faktury opieczętowane za ulgi podatkowe itp.

2. dokumentacja cywilnoprawna: formularze, wezwania do zapłaty, pisma, zaproszenia, komunikaty, przypomnienia, zamówienia zakupu, umowy, wyciągi bankowe, korespondencja, pokwitowania, wiadomości e-mail, dzienniki lub rejestry, dokumentacja techniczna, certyfikaty zgodności, dokumentacja procesów jakościowych, zgody dotyczące prywatności, dokumentacja produkcyjna itp.

3. dokumentacja pracownicza: listy płac, umowy o pracę i zarządzanie stosunkiem pracy, listy cesji, korespondencja, deklaracje ZUS i podatkowe itp. 

4. dokumentacja bankowa: rachunki (dowody wpłaty i wypłaty), umowy, dokumenty gwarantowanych kredytów, dokumenty handlowe i zarządzania inwestycjami, kasa fiskalna, odpowiednie dokumenty weryfikacyjne itp.

5. dokumentacja ubezpieczeniowa: polisy ubezpieczeniowe i inne dokumenty potwierdzające, dokumenty ubezpieczenia na życie i inne szkody itp.

6. dokumentacja celna: dokumentacja dotycząca importu, eksportu, tranzytu towarów, rachunki celne itp.

7. dokumentacja medyczna: raporty z analiz laboratoryjnych, raporty i obrazy z diagnostyki, raporty ambulatoryjne, wypisy, elektroniczna dokumentacja medyczna, elektroniczne recepty, dokumentacja zdrowotna itp.

8. dokumentacja z innych dziedzin.

#Zarządzanie archiwum cyfrowym

Zarządzanie archiwum cyfrowym oferuje duże korzyści w zakresie takich procesów cyfrowych jak: optymalizacja etapów odbioru dokumentów, tworzenia i podpisywania, udostępniania danych i dokumentów, archiwizacji, przechowywania i niszczenia dokumentów pod koniec ich cyklu życia. Ważne jest też aby scyfryzować różne procesy biznesowe, które umożliwiają wytwarzanie/ przechowywanie wielu różnych rodzajów dokumentów elektronicznych, które zasilą cyfrowe archiwum firmy .

#Formaty i metadane dokumentów w archiwum cyfrowym 

Metadane to nic innego jak zbiór danych (informacji) powiązanych z obiektem cyfrowym , takim jak dokument elektroniczny, w celu zidentyfikowania i opisania jego kontekstu, zawartości i struktury. Metadane pełnią różne funkcje. Obejmują one stałą identyfikację obiektów i ich relacji, przechowywanie technicznych i proceduralnych mechanizmów formowania, konserwacji i konserwacji, przywileje dostępu, logiki selekcji, opis kontekstu produkcji i późniejszej opieki i konserwacji. 

Metadane można podzielić na:

1. Metadane administracyjne – dostarczają informacji dotyczących zarządzania zasobem informacji lub obiektem, takich jak: data i sposób jego utworzenia, typ dokumentu, informacje dotyczące dostępu do zasobu

2. Metadane opisowe – dostarczają informacji na temat takich danych jak tytuł, streszczenie, autor oraz słowa kluczowe, opisujące zasób informacji lub obiekt

3. Metadane strukturalne – opisują logiczny i fizyczny związek pomiędzy częściami złożonego obiektu

„Dobre” metadane to takie metadane, które:

1. dobrane do użytkowników.

2. wspomagają interoperacyjność

3. Dostosują narzędzia kontroli treści takie jak słowniki kontrolowane i słowniki haseł wzorcowych.

4. zawierają jasne określenie warunków i zasad wykorzystywania obiektu cyfrowego.

5. metadane techniczne i administracyjne ułatwiają długoterminowe zarządzanie obiektami w zasobach.

Jeśli mówimy o metadanych należy wspomnieć o obiektach cyfrowych.

#„Dobre” obiekty cyfrowe

1. Dobry obiekt zapisywany jest w formacie, który zapewni mu powtórne wykorzystanie

2. Dobry obiekt cyfrowy musi się dać zachować dla przyszłości. Musi być dostępny przez długi okres

3. Dobry obiekt musi być interoperacyjny

4. Dobry obiekt powinien mieć stały, unikalny identyfikator

5. Dobry obiekt powinien mieć potwierdzoną autentyczność

#Podsumowanie

W dzisiejszych czasach wdrożenie dobrego systemu IT jakim jest cyfrowe archiwum dla firm to po prostu konieczność. Po prostu aż tyle :)