CYFROWE ARCHI#WA: października 2020

Dziś jest Światowy Dzień Dziedzictwa Audiowizualnego. To młode święto obchodzone po raz pierwszy w 2007 roku. Trzeba pamiętać jak bardzo ważna jest archiwizacja (ochrona) ważnych dokumentów, które ukazują ważne przemiany i wydarzenia :) W tym roku tematem Światowego Dnia Dziedzictwa Audiowizualnego jest "Your Window to the World".

https://en.unesco.org/commemorations/worldaudiovisualday

niedziela, 25 października 2020

Felieton: Określenie celów organizacji do wdrożenia systemu DMS

Musimy określić takie problemy jak:

określenie celów wdrożenia (np. jakie są problemy, które system DMS ma rozwiązać
określenie parametrów systemu DMS (np. jak duża jest dana organizacja, jak długo są przechowywane dokumenty)
określenie struktury plików (np. jakie mają być rodzaje dokumentów, jakie mają być metadane, rodzaje informacji jakie muszą być przechowywane)
określenie workflow/parametrów digitalizacji (np. jakie rodzaje dokumentacji będą skanowane, parametry techniczne plików)
migracja/konwertowanie istniejących zasobu (np. jakie i ile dokumentów wymaga migracji/konwersji)

Szkolenie: Creative Operations and Everyday Workflows with Digital Asset Management

INFO: Jutro w Rutgers School of Communication and Information wystartuje miesięczny płatny kurs z zarządzaniazasobami cyfrowymi (DAM). To tylko 895$ ;(

https://comminfo.rutgers.edu/graduate-and-professional-programs/professional-development-studies/creative-operations-and-everyday-workflows-digital-asset-management-dam-nov-2020

piątek, 23 października 2020

Praca: DMS DEVELOPER [Wrocław]

INFO: Pisałem o DMS-ach a tu pojawiło się ogłoszenie na stanowisko DMS Developer :)

https://www.arche-consulting.pl/oferty-pracy/index/DMS-Developer-ELO,11723

czwartek, 22 października 2020

Felieton: Założenia idealnego systemu Document Management System

Zrobiłem krótką analizę systemów DMS oferowanych na rynku i wybrać ten najlepszy. Analiza na papierze w sumie bo tylko na podstawie informacji zawartych na stronie. Co prawda większość oferowała wersje testową, ale nie dla blogera :). Nawet testowanie by nie pomogło bo każdy oferowany system DMS jest unikalny sam sobie chociaż zakres roboczy analizowanych produktów będzie w sumie taki sam. Każdy z tych systemów będzie odbiegał także od pierwowzoru przy wdrożeniu w danej organizacji. To jest naturalne.

Z analizy wynika, że wszystkie systemy są idealne, są dziesiątki wdrożeń i wszyscy są zadowoleni. Także wynika że większość systemów jest opartych na chmurze, mamy wersje mobilną, system można dowolnie modyfikować, są też moduły do digitalizacji i OCR itd. Fajnie, że większość producentów oferuje testowanie swoich produktów. Natomiast JA jako użytkownik systemów DMS mam kilka przemyśleń na temat założeń idealnego (???) systemu DMS. Byłem tylko zdziwiony ilością oferowanych produktów ale to dobrze, że mamy wybór, że jest konkurencja. :)

Moje założenia tak naprawdę są zebranym zbiorem ze wszystkich ofert systemów DMS, które przeglądałem ;)

obsługa całości dokumentacji organizacji (przez aplikacje, przez WWW, urządzenia mobilne)
ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego/cyfrowego (np. cyberbezpieczeństwo, certyfikaty SSL, ochrona danych osobowych)
zarządzenie dokumentacją zgodną z normami ISO
wydajny workflow digitalizacyjny (digitalizacja masowa, OCR)
redukcja kosztów (np. niższe koszty składania i archiwizacji dokumentów)
redukcja czasu (np. kontrola czasu, szybszy obieg dokumentów)
praca grupowa i praca z dokumentami z dowolnego miejsca zna ziemi
automatyzacja zadań/procesów
tworzenie repozytorium cyfrowego (szybki dostęp, archiwizacja długoterminowa, tworzenie kopii zapasowych) oraz archiwacja danych zgodnie aktualnymi przepisami (JRWA)
intuicyjny i personalizowany dostęp do dokumentów bieżących jak i archiwalnych
pełna kontrola dokumentów i ich obiegu wewnątrz organizacji
oparcie na rozwiązaniach chmurowych
tworzenia własnych wzorów dokumentów i formularzy
instalacja na wielu platformach systemowo-sprzętowych i integracja z innymi systemami IT
analiza i kontrola realizacji procesów, raportowanie
skalowalność (obsługa nawet ogromnej ilości dokumentów)
ekologia
przyspieszenie przepływu informacji/poprawa komunikacji między pracownikami
użycie SI do procesów
modyfikacja ogólnego workflow

Zasoby: Projekt digitalizacji hetyckich tabliczek z pismem klinowym

INFO: Akademia Nauk i Literatury w Moguncji, która w swoich zbiorach posiada 30 000 hetyckich tabliczek glinianych z pismem klinowym planuje je zdigitalizować, a następnie udostępnić wraz z opisami. Sama digitalizacja nie będzie trudna jednak bez opisu nie będzie miała wielkiej wartości i trzeba o tym zawsze pamiętać. ;)

Więcej informacji znajdziemy tutaj https://www.uni-mainz.de/presse/aktuell/12145_ENG_HTML.php

wtorek, 20 października 2020

Zasoby: MAPSTER - Mapy archiwalne Polski i Europy Środkowej

INFO: Fajne repozytorium materiałów kartograficznych w postaci cyfrowej, które są udostępniane do użytku niekomercyjnego.

Link tu: MAPSTER

Felieton: WSTĘP DO METADANYCH

Dzięki metadanym możemy uporządkować nasz informacyjny świat (prywatny i ten zawodowy). W digitalizacji (a także w archiwizacji), do której się odnoszę metadane pełnią kapitalną rolę. Bo tak naprawdę bez dobrych metadanych nie ma dobrej digitalizacji.

#Definicja

Krótko mówiąc metadane to dane o danych. Natomiast oficjalna definicja to:

„Metadane to ustrukturyzowane informacje opisujące, tłumaczące, lokalizujące i ułatwiające we wszelki inny sposób odnalezienie, wykorzystanie lub zarządzanie zasobem informacji. Metadane często określa się mianem „danych o danych” albo „informacji o informacjach”

National Information Standards Organization

http://www.niso.org/publications/press/UnderstandingMetadata.pdf

Na naszym podwórku definicja metadanych została też określona w Rozporządzeniu MSWiA z dnia 30 X 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych jako:

„zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie”.

Rozporządzenie to powstało w oparciu o standard Dublin Core Metadata Initiative.

#Słownik terminów metadanych

http://skryba.inib.uj.edu.pl/~nahotko/metadane/slownik.htm#ods03

#Podział metadanych

Metadane można podzielić z grubsza na 3 rodzaje:

administracyjne (informacje dotyczące lokalizacji, gromadzenia)

prawa (twórców, autorskie, licencje, itd.)
techniczne (formaty, kodeki, itd.)
fizyczne (rodzaj nośnika, kolor, itd.)
dotyczące przechowywania (stan zachowania, możliwość odtwarzania, warunki przechowywania)

opisowe (narzędzia wyszukiwawcze, indeksy)

strukturalne (relacje między obiektami i ich elementami)

Wszystkie te metadane muszą należycie charakteryzować dany dokument, tak aby każdy użytkownik mógł zrozumieć m.in. jego zawartość, źródło pochodzenia, warunki wykorzystania. Dodatkowo metadane obiektów cyfrowych mogą być dołączone do plików tj. metadane zewnętrzne lub stanowić część struktury plików tj. metadane wewnętrzne.

#Przykłady praktyczne metadanych m.in.:

autor dokumentu
całkowity czas edycji dokumentu
czas ostatniej modyfikacji dokumentu
rodzaj aparatu z którego zrobiono zdjęcie
ustawienia aparatu
adres IP komputera

# Standardy metadanych

Dublin Core Metadata Element Set (DCMES)

https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/

ISAD(G) (ang. General International Standard Archival Description)

https://agad.gov.pl/?page_id=862

ISAAR (CPF) (ang. International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families)

https://www.ica.org/en/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-corporate-bodies-persons-and-families-2nd

EAD (ang. Encoded Archival Description)

https://www.loc.gov/ead/

MARC 21 (ang. MAchine-Readable Cataloging)

https://www.loc.gov/marc/umb/um01to06.html

METS (ang. Metadata Encoding and Transmission Standard)

https://www.loc.gov/standards/mets/

#Zastosowanie i korzyści metadanych

Dzięki określonej postaci metadane powinny być czytelne zarówno dla komputerów jak i dla ludzi. Mogą (muszą) być przetwarzane maszynowo i wykorzystane do w takich rzeczy jak: indeksowanie, wyszukiwanie czy przetwarzanie automatyczne.

Dzięki metadanym przede wszystkim szybciej uzyskujemy informacje na temat zbiorów danych, dostępnych dla interesującego nas obszaru. Łatwiejsze jest też zarządzanie zasobami danych w obrębie danej instytucji/organizacji.

# Sposoby udostępniania metadanych

Tak naprawdę mamy dwa sposoby udostępniania metadanych. Pierwsze to XML (ang. Extensible Markup Language), a drugie to RDF (ang. Resource Description Framework).

Więcej o XML: https://www.w3schools.com/xml/default.asp

Więcej o RDF: https://www.w3schools.com/xml/xml_rdf.asp

#Co to jest XML/RDF

Generalnie dokumenty XML są plikami tekstowymi jako uproszczona część Standard Generalized Markup Language (SGML). Dokumenty XML służą do opisywanie danych, które potem są przechowywane. Wspomniany RDF natomiast opisuje zasoby sieci Web, ze składnią opartą na XML za pomocą wyrażenia składającego się z trzech elementów:

podmiotu
orzeczenia/predykatu (własność)
dopełnienia/obiektu (wartość)

#Jak otworzyć plik XML?

Jak już wcześniej wspomniałem pliki XML są plikami tekstowymi, więc można otwierać lub edytować dowolnym edytorem tekstu np. notatnik, notepad++. Jest też sporo edytorów online.

#Zapis i struktura dokumentów XML

Na strukturę dokumentu XML składa przede wszystkim:

prolog (w takim prologu umieszcza się zwykle deklaracje)
elementy (podstawowa jednostka strukturalna dokumentu XML, wyróżniamy element główny i pozostałe elementy potomne)
atrybuty (każdy znacznik może mieć nieskończoną liczbę atrybutów, które precyzują informacje zawarte w elementach)
komentarze (pozwalają na dodanie uwag tylko w czasie edycji dokumentu)
encje tekstowe (rodzaju szablonów tekstu, w tym miejscu możemy umieścić niedozwolone znaki)

#Przykład dokumentu XML do obiektu cyfrowego w serwisie Polona:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#"

xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/">

<rdf:Description rdf:about="http://polona.pl/item/31999432/">

<title xml:lang="pl">Jak żyć z ludźmi? : popularny wykład zwyczajów towarzyskich.</title>

<alternative xml:lang="pl">Katechizm życia.</alternative>

<date xml:lang="pl">[1898]</date>

<dateSys xml:lang="pl">1898-01-01</dateSys>

<language xml:lang="pl">pol</language>

<country xml:lang="pl">pl </country>

<imprint xml:lang="pl">Warszawa : Księgarnia Warszawska, [1898] ([Warszawa] : Tow. Kom. St. Zaleski).</imprint>

<type xml:lang="pl">poradniki</type>

<subject xml:lang="pl">Savoir-vivre DBN</subject>

<signature xml:lang="pl">I 1.576.616</signature>

<rights xml:lang="pl">Domena Publiczna. Wolno zwielokrotniać, zmieniać i rozpowszechniać oraz wykonywać utwór, nawet w celach komercyjnych, bez konieczności pytania o zgodę. Wykorzystując utwór należy pamiętać o poszanowaniu autorskich praw osobistych Twórcy.</rights>

<recordNo xml:lang="pl">b0000001638990</recordNo>

<edition xml:lang="pl">Wyd. 3.</edition>

<physicalDescription xml:lang="pl">77, III s. ; 14 cm</physicalDescription>

<literatura xml:lang="pl">Estr XIX t. 2 s. 166</literatura>

<tags xml:lang="pl">Savoir-vivre</tags>

<digitalCopy xml:lang="pl">Zakład Reprografii i Digitalizacji Biblioteki Narodowej</digitalCopy>

<accessibility xml:lang="pl">dostęp publiczny</accessibility>

<source xml:lang="pl">Biblioteka Narodowa</source>

</rdf:Description>

</rdf:RDF>

#Zarządzanie metadanymi

Aby nimi dobrze zarządzać musimy spełnić kilka warunków tzn. metadane muszą być:

dostępne (muszą być przechowywane w dostępnym miejscu)
dobrej jakości (muszą być kompletne, precyzyjne i czytelne)
trwałe (muszą być przechowywane przez określony czas ponieważ życie metadanych jest dłuższe od życia samych danych. Metadane często powstają przed zebraniem samych danych, później te metadane muszą być przechowywane po usunięciu danych)

#Cykl życia metadanych

tworzenie
zarządzanie
aktualizacja
przechowywanie
publikacja
usuwanie

#Jakość metadanych w 9 krokach

precyzyjne metadane (czy nasz zasób informacyjny został dobrze opisany)
dostępność metadanych (czy mamy dostęp do metadanych w tej chwili, czy będziemy mieli dostęp do nich w przyszłości)
kompletność metadanych (czy zawarte zostały wszystkie istotne cechy zasobu informacyjnego)
zgodności metadanych z przyjętymi standardami
spójność metadanych (czy dane nie są sprzeczne ze sobą)
wiarygodność i pochodzenie metadanych (czy pochodzą z wiarygodnych źródeł)
czytelności metadanych (czy nadają się do odczytu, czy nie są uszkodzone, jak są udostępniane metadane)
istotność metadanych (czy zawierają dostateczne informacje do realizacji aktualnego zadania)
aktualność metadanych (czy odpowiadają bieżącym właściwościom zasobu informacyjnego)

#Słowniki kontrolowane

Słownik kontrolowany to ustalona lista słów i zwrotów, które mogą zostać użyte w celu tworzenia metadanych.

#Mapowanie metadanych

Jest to po prostu tłumaczenie metadanych z jednego formatu na inny format metadanych.

Jak już wspomniałem wszyscy zbierają metadane. Należy pamiętać, że same nie dają jeszcze dostępu do danych, do których odnoszą się te metadane. Jednak pozwalają na znalezienie dostępu do źródeł bezpośrednich. Dana organizacja/instytucja/osoba fizyczna sama musi określić czy dostęp do metadanych ma być łatwy czy utrudniony. Przykładowo Facebook wyczyszcza metadane zdjęć (EXIF), które publikujemy. W serwisie Polona mamy swobodny dostęp tj. możemy ściągnąć obiekt cyfrowy (w postaci plików JPG/PDF) oraz możemy ściągnąć pliki XML dotyczące tych obiektów.

#Zarządzanie archiwum – wybór metadanych

Jeśli chodzi o archiwizację to każda instytucja ma swoją specyfikę, która powinna uwzględniać także wybór odpowiednich metadanych np.:

jakie mamy rodzaje obiektów zgromadzonych w archiwum
jakie są cele digitalizacji (rozpatrywanie czy obiekty mają być tylko archiwizowane czy mają też być udostępniane w sieci)
wybór sposobu przechowywania metadanych

Dobre wewnętrzne standardy metadanych mają kluczowe znaczenie dla długoterminowej archiwizacji. Jak już na początku wspomniałem metadane są ważne. Ułatwiają mam przede wszystkim zarządzanie dokumentami. Trzeba o tym pamiętać. Powyższy tekst to tylko wstęp/wybór ważniejszych informacji.

piątek, 16 października 2020

Zasoby: Traktaty rdzennych Amerykanów dostępne online

INFO: Zeskanowano traktaty dotyczące rdzennych Amerykanów. Są bezpłatnie dostępne w Internecie za pośrednictwem National Archives Catalog. Ponadto, we współpracy z The Museum of Indian Arts and Culture. Traktaty z dodatkowymi informacjami są dostępne za pośrednictwem DigiTreaties.

Zasoby: Repozytorium Janusza Korczaka

INFO: Mamy do dyspozycji nowe archiwum cyfrowe dotyczące Janusza Korczaka. Możemy przeglądać zdjęcia, dokumenty, odnośniki do innych zewnętrznych zbiorów.

http://korczak.ckc.uw.edu.pl/?fbclid=IwAR2JVMKwErX3nuIbgMdETCIL2tRyLDjBLf5XsFKSJKfdu1UbAJHKipLo1Ww

wtorek, 13 października 2020

Zasoby: Otwarty dostęp do zasobów naukowych Uniwersytetu Wrocławskiego: Leopoldina

INFO: Zapraszam się do zapoznania się z biblioteka cyfrową Uniwersytetu Wrocławskiego. Naprawdę Warto !!!

Konferencja online: Digital libraries and Internet Giants

22 października odbędzie się konferencja online pt. Competitors, Comparators, Complements? Digital libraries and Internet Giants.

Rejestracja na stronie wydarzenia FB https://www.facebook.com/events/2612700322326952

Linked Jazz

Linked Jazz jest ciekawym projektem wizualizującym powiązania między muzykami jazzowymi (oparte na otwartych danych powiązanych - Linked Open Data).

Narzędzie: Omeka S v3.0.0 wydana

INFO: Omeka S to platforma dla instytucji, które są zainteresowane publikacją swoich zbiorów online. Więcej o najnowszej wersji można znaleźć tu: Omeka S v3.0.0 Released.

środa, 7 października 2020

Praca: Archiwista [Gdańsk, Oddziałowe Archiwum IPN-KŚZpNP]

INFO:

https://ogloszenia.trojmiasto.pl/praca-zatrudnie/archiwista-ogl63769044.html

Praca: Office assistant [warszawa]

INFO:

https://www.randstad.pl/znajdz-prace/office-assistant_warszawa_65948/?utm_source=Indeed

wtorek, 6 października 2020

Pierwsze wydanie Don Kichota autorstwa Miguela de Cervantes z 1605 r.

https://brbl-dl.library.yale.edu/vufind/Record/3819836?fbclid=IwAR1q-OM15GxN1hP3UWS4sX7yzPhSC5gZH3uYBBlKPcgrQxlI0iz2qT87MFU

Internet Archive razem z Cloudflare

Internet Archive nawiązało współpracę z Cloudflare która zajmuje się infrastrukturą internetową i bezpieczeństwem. Celem tej współpracy jest automatyzacja archiwizowania stron www korzystających z usługi Cloudflare Always Online. Więcej możemy przeczytać tu:

https://www.inputmag.com/culture/wayback-machine-cloudshare-team-up-to-archive-the-internet

niedziela, 4 października 2020

Felieton: Systemy zarządzania treścią jako cyfrowe archiwa

Czytaj więcej »

Praca: Asystent/Asystentka w Dziale Procesowania Dokumentów [Katowice, MDDP Outsourcing]

INFO:

https://www.pracuj.pl/praca/asystent-asystentka-w-dziale-procesowania-dokumentow-katowice,oferta,1000491146?sendid=5d490c4a-a88d-4d42-bcaa-1af5e0e9af5f&send_date=2020-10-03&utm_source=ja&utm_medium=email&utm_campaign=prog_ja_top

czwartek, 1 października 2020

Rhenus Data Office Polska poszukuje pracowników

Rhenus Data Office poszukuje:

Junior Sales Manager ➡️ https://www.rhenus-data.pl/pl/o-nas/oferty-pracy/specjalista-ds-sprzedazy/

Business Development Manager ➡️ https://www.rhenus-data.pl/pl/o-nas/oferty-pracy/business-development-manager/

Zasoby: Cyfrowe archiwum drzeworytów japońskich

INFO: Na stronie ukiyo-e.org możemy przeglądać, wyszukiwać, pobierać i drukować skany drzeworytów japońskich. W bazie jest ponad 220 000 odbitek.

Raidió Teilifís Éireann digitalizuje

Raidió Teilifís Éireann (irlandzkie publiczne radio i telewizja) planuje wydać ponad 3 miliony euro na digitalizację setek tysięcy nagrań wideo i audio z 1950 roku „w trybie pilnym”. Zbiór nagrań obejmuje 300 000 godzin i 235 000 taśm programów telewizyjnych od 1985 r. W formacie Betacam SP; 65 000 ćwierćcalowych taśm audio od 1950 do 2003 roku; oraz 110 000 płyt z komercyjnej biblioteki muzycznej.