Felieton: Założenia idealnego systemu Document Management System

Zrobiłem krótką analizę systemów DMS oferowanych na rynku i wybrać ten najlepszy. Analiza na papierze w sumie bo tylko na podstawie informacji zawartych na stronie. Co prawda większość oferowała wersje testową, ale nie dla blogera :). Nawet testowanie by nie pomogło bo każdy oferowany system DMS jest unikalny sam sobie chociaż zakres roboczy analizowanych produktów będzie w sumie taki sam. Każdy z tych systemów będzie odbiegał także od pierwowzoru przy wdrożeniu w danej organizacji. To jest naturalne. 

Z analizy wynika, że wszystkie systemy są idealne, są dziesiątki wdrożeń  i wszyscy są zadowoleni. Także wynika że większość systemów jest opartych na chmurze, mamy wersje mobilną, system można dowolnie modyfikować, są też moduły do digitalizacji i OCR itd. Fajnie, że większość producentów oferuje testowanie swoich produktów. Natomiast JA jako użytkownik systemów DMS mam kilka przemyśleń na temat założeń idealnego (???) systemu DMS. Byłem tylko zdziwiony ilością oferowanych produktów ale to dobrze, że mamy wybór, że jest konkurencja. :)

Moje założenia tak naprawdę są zebranym zbiorem ze wszystkich ofert systemów DMS, które przeglądałem ;)

1. obsługa całości dokumentacji organizacji (przez aplikacje, przez WWW, urządzenia mobilne)
2. ochrona przed utratą danych w przypadku zgubienia lub zniszczenia dokumentu papierowego/cyfrowego (np. cyberbezpieczeństwo, certyfikaty SSL, ochrona danych osobowych)
3. zarządzenie dokumentacją zgodną z normami ISO
4. wydajny workflow digitalizacyjny (digitalizacja masowa, OCR)
5. redukcja kosztów (np. niższe koszty składania i archiwizacji dokumentów)
6. redukcja czasu (np. kontrola czasu, szybszy obieg dokumentów)
7. praca grupowa i praca z dokumentami z dowolnego miejsca zna ziemi
8. automatyzacja zadań/procesów
9. tworzenie repozytorium cyfrowego (szybki dostęp, archiwizacja długoterminowa, tworzenie kopii zapasowych) oraz archiwacja danych zgodnie aktualnymi przepisami (JRWA)
10. intuicyjny i personalizowany dostęp do dokumentów bieżących jak i archiwalnych
11. pełna kontrola dokumentów i ich obiegu wewnątrz organizacji
12. oparcie na rozwiązaniach chmurowych 
13. tworzenia własnych wzorów dokumentów i formularzy
14. instalacja na wielu platformach systemowo-sprzętowych i integracja z innymi systemami IT
15. analiza i kontrola realizacji procesów, raportowanie
16. skalowalność (obsługa nawet ogromnej ilości dokumentów)
17. ekologia 
18. przyspieszenie przepływu informacji/poprawa komunikacji między pracownikami 
19. użycie SI do procesów
20. modyfikacja ogólnego workflow