CYFROWE ARCHI#WA: electronic document

INFO: W dniach 24-26/11/2021 odbędzie się w Toruniu ogólnopolska konferencja dla osób odpowiedzialnych za obieg informacji, kompletowanie akt spraw i obsługę korespondencji w jednostkach publicznych.

W programie m.in.:

◾ integracja systemu EZD PUW z platformą e-Doręczeń

◾ migracja danych pomiędzy systemami EZD oraz integracja systemu EZD PUW z ADE

◾ walidacja podpisów elektronicznych pod dokumentami urzędowymi oraz sądowymi

◾ komunikacja elektroniczna z sądami administracyjnymi z uwzględnieniem paczki administracyjnej - panel dyskusyjny

◾ wykorzystanie systemu EZD w utrzymaniu ciągłości działania jednostki w sytuacjach kryzysowych

Rozumiem, że w dzisiejszych czasach koszty rosną jednak prawie 1900 zł za udział w konferencji to jednak jest przesadą. Temat jest bardzo na czasie i takie koszty mogą ograniczyć uczestnictwo. Mnie nie stać nawet na uczestnictwo online, które też nie jest tanie... Chyba muszę szukać sponsora. :)

https://fzd.administracjapubliczna.pl/harmonogram/

środa, 20 października 2021

Artykuł: E-podpis w biznesie – wygoda i niezawodność

INFO: Kolejny sponsorowany artykuł mający nas przekonać do podpisu elektronicznego :)

https://www.forbes.pl/e-podpis-w-biznesie-wygoda-i-niezawodnosc/8hw5mpc

poniedziałek, 18 października 2021

Artykuł: E-podpis to dowód uczciwości w biznesie

INFO: Kolejny artykuł o zaletach cyfrowych podpisach.

https://biznesbezpapieru.pl/artykuly/e-podpis-to-dowod-uczciwosci-w-biznesie/

Wywiad: Możliwości, rozwój i przyszłość podpisu kwalifikowanego

INFO: Ciekawy wywiad na temat rozwoju i przyszłości podpisu kwalifikowanego.

https://pergam.in/blog/podpis-kwalifikowany-wywiad-z-asseco-data-systems/

czwartek, 14 października 2021

Konferencja: Technical and Field Related Problems of Tradional and Electronic Archiving

INFO: Obecnie trwa (13/10/2021-15//10/2021) w Mariborze Międzynarodowa konferencja Technical and Field Related Problems of Traditional and Electronic Archiving, na które są takie tematy poruszane jak m.in.:

długotrwała archiwizacja
e-archiwizacja
bezpieczeństwo informacji
cyfryzacja i transformacja cyfrowa
zarządzanie dokumentami

https://www.iccrom.org/classifieds/classified-event/technical-and-field-related-problems-tradional-and-electronic

http://www.pokarh-mb.si/en/p/45/konferenca-v-radencih.html

wtorek, 14 września 2021

Jak zabezpieczyć dokumentację elektroniczną w archiwum

Ochrona dokumentacji zwłaszcza tej cyfrowej jest bardzo istotna i czasami trudna do realizacji. Oto 10 głównych punktów ochrony elektronicznej dokumentacji.

1. Wykonuj i sprawdzaj kopie zapasowe.

Regularnie wykonuj kopie zapasowe i zastępuj nimi poprzednio wykonane. Możemy to robić automatycznie lub przez manualnie. Możemy tworzyć pełne kopie zapasowe, różnicowe, lub przyrostowe. Stosujmy zasadę 3-2-1, która polega na tym, żeby przechowywać trzy kopie swoich danych z czego przechowywać dwie kopie backupu na różnych urządzeniach, z których jedno musi się znajdować w innej lokalizacji niż np. siedziba firmy.

2. Utrzymuj ciągłość działania systemów informatycznych

Ciągłe działanie systemów teleinformatycznych jest istotne. W tym przypadku musimy zastosować urządzenia podtrzymujące napięcie elektryczne w razie awarii prądu przez okres niezbędny do zabezpieczenia danych,

3. Przygotuj inwentaryzację oprogramowania/sprzętu komputerowego

Ważna jest bieżącą inwentaryzacja sprzętu informatycznego także pod kątem ochrony danych. Do tego możemy dodać takie środki ochrony jak: pseudonimizacja i szyfrowanie danych osobowych. Należy też prowadzić Rejestr incydentów bezpieczeństwa informacji.

4. Stwórz procedury haseł, loginów, kont użytkowników

Użytkownikom systemu teleinformatycznego, którzy mają dostęp do danych, trzeba nadać odrębne identyfikatory, hasło dostępu. System informatyczny musi wymuszać nie rzadziej niż raz na 30 dni zmianę hasła składającego się co najmniej z 6–8 znaków. Opracuj i wdróż procedury weryfikacji uprawnień dla każdego użytkownika. Aby wykryć zarejestrowany nieuprawniony dostęp do zbioru danych trzeba stworzyć historię logów, które trzeba na bieżąco kontrolować i analizować.

5. Kasuj, blokuj hasła i konta byłych pracowników

6. Aktualizuj oprogramowanie

Poddawaj okresowym przeglądom oprogramowanie, a w razie potrzeby aktualizuj je. Ważna jest aktualizacja i przegląd oprogramowania antywirusowego.

7. Ogranicz liczbę osób i uprawnienia w systemie informatycznym

Ogranicz liczbę osób i uprawnienia w poszczególnych procesach w systemie informatycznym poszczególnych.

8. Zastosuj oprogramowanie szyfrujące połączenia

Szyfruj połączenia i dane, które są przesyłane na odległość w systemach teleinformatycznych. Zastosuj także środki kryptograficznej ochrony danych, które są przesyłane w sieci publicznej

9. Zabezpieczyć serwerownię

Trzeba ograniczyć liczbę osób z dostępem do serwerowni. Trzeba zainstalować system kontroli dostępu. Załóż odpowiednią klimatyzację oraz mierz temperaturę i wilgotność w serwerowni codziennie.

10. Pamiętać o zapisach w umowach gwarantujące odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji

Wdróż odpowiednie środki techniczne i organizacyjne aby przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO.

wtorek, 15 czerwca 2021

Praca: STARSZY SPECJALISTA DS. FUNKCJONOWANIA I DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO [Poznań, Wielkopolski Urząd Wojewódzki]

INFO:

https://www.aplikuj.pl/oferta/1194476/starszy-specjalista-ds-funkcjonowania-i-dokumentowania-systemu-elektronicznego-zarzadzania-dokument-umowa-o-prace-kprm

piątek, 21 sierpnia 2020

Felieton: Kilka słów o Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Archiwa Państwowe rozwijają od wielu lat projekt (z różnym skutkiem) Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Celem projektu jest umożliwienie przekazywania materiałów archiwalnych (w wersji elektronicznej) przez podmioty lub osoby prywatne.

Przydatne linki:

Strona główna projektu

Platforma szkoleniowa

Materiały ADE

Narzędzia ADE

Słowniczek ADE

Ze strony NDAP

(...) Prototyp został zrealizowany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki i na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Założenia merytoryczne opracował zespół pracowników NDAP i archiwów państwowych pod kierunkiem Kazimierza Schmidta.

W testach prototypu brały udział trzy urzędy:

- Urząd Miasta w Chorzowie,

- Urząd Miasta w Częstochowie,

- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

(...)

Doświadczenia zdobyte podczas tworzenia i testowania systemu zostaną wykorzystane podczas projektowania i przygotowywania wersji produkcyjnej systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.

(...)

Więcej informacji tutaj i tu.

Czyli czekamy czekamy na wersję produkcyjną, będzie to krok milowy w polskiej archiwistyce...

czwartek, 20 sierpnia 2020

Felieton: Jak chronić domowe archiwum cz.1

Każdy z nas posiada archiwum domowym (osobistym) i od najmłodszych lat tworzy się samoistnie. Fotografie, dokumenty szkolne, zawodowe, finansowe i medyczne, notatki, listy, zaproszenia, filmy i wiele innych składają się na nasze archiwalia. Są to zarówno swoje archiwalia pozostałej części rodziny, małżonków, partnerów lub też różne materiały zgromadzone w wyniku naszych zainteresowań lub otrzymane w prezencie.

Mając do dyspozycji domowe archiwum musimy nie tylko mieć na uwadze uporządkowanie takiego archiwum w pewnych przyjętych normach ale i też trzeba zabezpieczyć przed zniszczeniem. Krótko pisząc, w takim archiwum mamy dokumentację papierową i audiowizualną. Każda z typów dokumentacji należy inaczej chronić, zabezpieczać.

#dokumenty elektroniczne

Prócz wytwarzanej i archiwizowanej przez nas dokumentacji papierowej czy audiowizualnej wytwarzamy także dokumentację elektroniczną. Pierwszym miejscem, gdzie będą przechowywane nasze dokumenty elektroniczne będzie dysk komputera. Trzeba jednak pomyśleć o archiwizacji na odrębnych dyskach. Dyski SSD idealne się nadają do tego. Dodatkowo można pomyśleć o przechowywaniu naszych dokumentów w usługach chmurowych (cloud computing)[1].

Przechowywanie w złych warunkach papieru powoduje tworzenie się grzybów, te z kolei wpływają na nasze zdrowie. Przechowywanie dysków też stanowi wyzwanie. Tak jak przy dokumentach papierowych czy fotografii musi być odpowiednia wilgotność (5-95%) i temperatura (10-70°C).

Sama trwałość dysków sięga tylko kilku lat Trzeba robić co kilka lat całościowe backupy tak aby nie stracić zdigitalizowanych danych. Można to robić na kolejnych dyskach lub na specjalnych płytach optycznych. Zawsze można w przyszłości pokusić się o własną pamięć NAS (Network Attached Storage)[2].

[1] https://pl.wikipedia.org/wiki/Chmura_obliczeniowa

[2] https://pl.wikipedia.org/wiki/Network_Attached_Storage