Prompty AI – klasyfikacja w JRWA

Prompty AI (zapytania kierowane do modeli językowych i systemów sztucznej inteligencji) stają się elementem codziennej pracy w wielu instytucjach. W praktyce pełnią funkcję:

• instrukcji dla systemu AI  
• szablonów operacyjnych  
• elementów konfiguracji narzędzi informatycznych  
• części metodologii pracy z danymi  

Z punktu widzenia archiwistyki pojawia się pytanie: gdzie klasyfikować prompty w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt (JRWA)

Możliwe umiejscowienie promptów w JRWA

1. Dokumentacja systemów informatycznych

Najbardziej naturalna klasyfikacja, jest gdy prompty są używane operacyjnie w systemach IT.

Przykładowa klasyfikacja
07 Informatyzacja
070 Systemy informatyczne
0705 Metody i narzędzia pracy w systemach informatycznych

Charakter dokumentacji

Prompty traktowane są jako:

• szablony zapytań do systemów AI
• konfiguracje pracy z narzędziami informatycznymi
• instrukcje operacyjne dla użytkowników

Kategoria archiwalna: B5 – B10

2. Dokumentacja projektów informatycznych

Jeżeli prompty powstały w ramach wdrożenia systemu AI lub projektu informatycznego.

Przykładowa klasyfikacja

07 Informatyzacja

0703 Projekty informatyczne

Charakter dokumentacji

Prompty są częścią:

• dokumentacji wdrożeniowej
• dokumentacji konfiguracji systemu
• dokumentacji projektowej

Kategoria archiwalna: B10

3. Materiały szkoleniowe

Jeżeli prompty stanowią element szkolenia pracowników.

Przykładowa klasyfikacja

08 Kadry i szkolenia

080 Szkolenia pracowników

0803 Materiały szkoleniowe

Charakter dokumentacji

• zestawy promptów do nauki pracy z AI
• instrukcje dla pracowników
• materiały warsztatowe

Kategoria archiwalna: B5

4. Dokumentacja pomocnicza (robocza)

Jeżeli prompty mają charakter prywatnych notatek użytkowników.

Charakter dokumentacji

• eksperymentalne prompty
• notatki użytkowników
• materiały robocze

Kategoria archiwalna: Bc

Rekomendowane podejście dla instytucji korzystających z AI

Najbardziej przyszłościowym rozwiązaniem jest utworzenie

dedykowanej klasy w JRWA dla narzędzi AI

Przykład:

07 Informatyzacja

070 Systemy informatyczne

0707 Narzędzia i konfiguracje systemów sztucznej inteligencji

Kategoria archiwalna: B10

Przykładowy opis teczki

Hasło klasyfikacyjne: Szablony zapytań i konfiguracje systemów sztucznej inteligencji wykorzystywanych w pracy instytucji.

Taka teczka zawierałaby:

• zestawy promptów wykorzystywanych do analizy dokumentów  
• schematy zapytań dla systemów AI  
• konfiguracje narzędzi AI  
• instrukcje pracy z systemami sztucznej inteligencji  

Znaczenie archiwalne promptów

Prompty AI można traktować jako nowy typ dokumentacji organizacyjnej, ponieważ:

• wpływają na sposób przetwarzania informacji
• determinują wyniki analiz wykonywanych przez AI
• mogą mieć znaczenie dowodowe
• stanowią element konfiguracji procesów informacyjnych.

To tyle ze strony JRWA. Z użytkowego punktu widzenia coraz bardziej dla promptów ma znaczenie kontekst. Po drugie ten mam prompt w różnych modelach językowych daje różne efekty (mogą by nawet te same modele, ale inni użytkownicy). Pytanie czy prompty archiwizować jeśli tak czy wszystkie czy wybrane np. systemowe.

Błędy w skanowaniu dokumentów, których należy unikać

Skanowanie dokumentów to proces, który wydaje się w miarę prosty. Jednak niewielkie błędy mogą prowadzić do obniżenia jakości skanów, utraty ważnych informacji. Poniżej przedstawiam cztery najczęstsze błędy, które mogą się pojawić podczas skanowania dokumentów oraz sposoby, jak ich unikać.

1. Skanowanie w niewłaściwej rozdzielczości

Jednym z najczęstszych błędów jest wybór niewłaściwej rozdzielczości skanowania. Dokumenty tekstowe mogą wymagać innej rozdzielczości niż zdjęcia czy grafiki. Jeśli zeskanujesz dokument tekstowy w niskiej rozdzielczości (np. 72 dpi), może być nieczytelny lub niemożliwy do przetworzenia przez systemy OCR (Optical Character Recognition). Z kolei zbyt wysoka rozdzielczość (powyżej 600 dpi) niepotrzebnie zwiększy rozmiar pliku, nie wpływając znacząco na jakość.

Jak tego uniknąć: Dostosuj rozdzielczość do rodzaju skanowanego dokumentu. Dla tekstów zazwyczaj wystarczy 300 dpi, natomiast dla zdjęć lub materiałów graficznych warto wybrać 600 dpi lub więcej, aby zachować ich szczegóły.

2. Brak odpowiedniego przygotowania dokumentu

Nieodpowiednie przygotowanie dokumentu do skanowania, takie jak niezłożenie kartek, pozostawienie zagnieceń czy zacieków, może prowadzić do powstania zakłóceń w zeskanowanym obrazie. Niewyraźne krawędzie, cienie, czy niewidoczne fragmenty mogą znacznie obniżyć jakość skanu i utrudnić jego późniejsze wykorzystanie.

Jak tego uniknąć: Zadbaj o to, aby dokumenty przed skanowaniem były czyste, równe i wyprostowane. Usuń zszywki, zagniecenia i ewentualne zabrudzenia, wyprasuj dokumenty kauterem lub zwykłym żelazkiem. Warto również sprawdzić, czy skaner jest czysty. Regularnie trzeba czyścić szybę skanera. 

3. Zapisywanie skanów w niewłaściwym formacie

Kolejnym błędem jest zapisywanie zeskanowanych dokumentów w formatach, które nie są optymalne do ich późniejszego wykorzystania. Popularne formaty, takie jak JPEG, mogą być wygodne, ale nie zawsze najlepsze. JPEG kompresuje obraz, co może prowadzić do utraty jakości, szczególnie przy dokumentach tekstowych. Format PDF z kolei może być lepszym wyborem, jeśli skanowane są wielostronicowe dokumenty.

Jak tego uniknąć: Przed zapisaniem skanu zastanów się nad jego przeznaczeniem. Dla dokumentów tekstowych i oficjalnych poleca się PDF, a dla materiałów graficznych – TIFF.

4. Ignorowanie bezpieczeństwa danych

Skanowanie dokumentów często wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych lub poufnych informacji. Częstym błędem jest niedostateczna ochrona takich skanów, co naraża firmę lub osobę prywatną na wycieki danych. Zapisywanie skanów bez szyfrowania, brak zabezpieczeń hasłem czy niekontrolowany dostęp do folderów, w których są przechowywane, to potencjalne ryzyka.

Jak tego uniknąć: Upewnij się, że wszystkie skany są odpowiednio zabezpieczone. W przypadku dokumentów poufnych używaj szyfrowanych folderów, a jeśli skany są przesyłane e-mailem, dodaj do nich hasło. Regularnie aktualizuj systemy bezpieczeństwa, aby minimalizować ryzyko cyberataków.

Podsumowanie

Unikając powyższych błędów, możesz znacząco podnieść jakość swoich skanów, zaoszczędzić czas i uniknąć potencjalnych problemów. Pamiętaj, że dobrze zeskanowany dokument to taki, który jest czytelny, łatwy w obsłudze i odpowiednio zabezpieczony.

Przewodnik po formatach plików w archiwizacji cyfrowej

Wprowadzenie

Wybór odpowiedniego formatu pliku dla archiwizacji cyfrowej jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w dzisiejszym cyfrowym świecie. Od odpowiedniego formatu zależy, czy dokumenty będą dostępne w przyszłości.

PDF (Portable Document Format)

PDF jest jednym z najpopularniejszych formatów plików używanych do przechowywania dokumentów. Jego wszechstronność, bezpieczeństwo i możliwości wyszukiwania sprawiają, że jest to doskonały wybór do wielu zastosowań.

• Wszechstronność: Format PDF jest popularny i łatwy do udostępniania. Dokumenty w formacie PDF można otworzyć na większości urządzeń bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania.
• Bezpieczeństwo: PDF obsługuje szyfrowanie i ochronę hasłem, co zapewnia ochronę poufnych informacji. Można również ustawić uprawnienia do edycji i drukowania dokumentów.
• Możliwość wyszukiwania: Dzięki technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), pliki PDF mogą być przeszukiwane tekstowo. To znacznie zwiększa wydajność wyszukiwania i organizacji dokumentów.

PDF/A (Archiwalny PDF)

PDF/A to specjalna wersja formatu PDF zaprojektowany z myślą o długoterminowej archiwizacji dokumentów.

• Długoterminowe przechowywanie: PDF/A gwarantuje, że dokumenty będą dostępne w przyszłości, osadzając wszystkie niezbędne elementy bezpośrednio w pliku. To oznacza, że dokumenty będą wyglądać tak samo, niezależnie od używanego oprogramowania czy sprzętu.
• Standaryzacja: PDF/A jest zgodny z normami ISO, co zapewnia spójność i niezawodność. Dzięki temu dokumenty są bardziej przewidywalne i stabilne w długim okresie.

TIFF (Tagged Image File Format)

TIFF jest popularnym formatem do przechowywania obrazów o wysokiej jakości i szczegółowości.

• Jakość: TIFF jest doskonały do przechowywania obrazów o wysokiej rozdzielczości i szczegółowych dokumentów, takich jak mapy, plany architektoniczne czy ilustracje naukowe.
• Kompresja bezstratna: TIFF zapewnia brak utraty danych podczas kompresji, co jest istotne dla zachowania jakości obrazów. Dzięki temu format ten jest często wykorzystywany w profesjonalnej fotografii i skanowaniu dokumentów.
• Popularność: TIFF jest formatem idealnym do długoterminowej archiwizacji. Jego szeroka popularność sprawia, że jest to bezpieczny wybór na przyszłość.

JPEG (Joint Photographic Experts Group)

JPEG to jeden z najczęściej używanych formatów do przechowywania zdjęć i grafiki.

• Kompresja: JPEG równoważy jakość z mniejszym rozmiarem pliku, co oszczędza miejsce na dysku. To sprawia, że jest idealny do codziennego użytku, gdzie przestrzeń dyskowa jest ograniczona.
• Popularność: JPEG jest obsługiwany przez prawie wszystkie przeglądarki internetowe i edytory obrazów, co czyni go bardzo uniwersalnym formatem.
• Przydatność: JPEG jest najlepszym rozwiązaniem do archiwizowania zdjęć i dokumentów niezawierających tekstu. Dzięki swojej popularności jest łatwo dostępny i prosty w użyciu.

DOCX (Microsoft Word)

DOCX jest jednym z najpopularniejszych formatów plików tekstowych, używanym głównie w środowisku biurowym.

• Możliwość edycji: Pliki DOCX są łatwe do edycji i aktualizacji, co jest wygodne w pracy biurowej. Dokumenty można szybko modyfikować, dodawać komentarze i śledzić zmiany.
• Integracja: DOCX bezproblemowo integruje się z innymi narzędziami pakietu Microsoft Office, takimi jak Excel, PowerPoint czy Outlook. To sprawia, że jest idealnym wyborem dla firm korzystających z ekosystemu Microsoft.
• Elastyczność: DOCX obsługuje szeroką gamę typów i formatów dokumentów, w tym tekst, obrazy, tabele i diagramy. Dzięki temu można tworzyć złożone dokumenty.

Korzyści z wyboru odpowiedniego formatu

Wydajność: Wybór odpowiedniego formatu pliku usprawnia procesy wyszukiwania dokumentów i przepływu pracy. Na przykład, PDF z technologią OCR pozwala szybko znaleźć potrzebne informacje, co znacząco zwiększa efektywność pracy.

Bezpieczeństwo: Formaty obsługujące szyfrowanie i ochronę hasłem, takie jak PDF, zapewniają ochronę poufnych informacji i kontrolę dostępu. Dzięki temu można zabezpieczyć dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacją.

Długoterminowość: Wybór formatów takich jak PDF/A czy TIFF, które zapewniają długoterminową trwałość dokumentów, jest kluczowy dla zachowania integralności dokumentów historycznych i finansowych. Format PDF/A, na przykład, gwarantuje, że dokumenty będą dostępne i czytelne w przyszłości, niezależnie od zmian technologicznych.

Zgodność: Formaty zgodne z normami ISO, takie jak PDF/A, spełniają wymogi prawne i dotyczące zgodności, co chroni dokumenty prawne i finansowe przed utratą wartości dowodowej. Dzięki temu można być pewnym, że dokumenty będą akceptowane przez różne instytucje i organizacje.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego formatu pliku jest kluczowym elementem skutecznej archiwizacji cyfrowej. Każdy z omawianych formatów – PDF, PDF/A, TIFF, JPEG  i DOCX – ma swoje unikalne cechy i zastosowania. Ważne jest, aby wybrać format, który najlepiej odpowiada specyficznym potrzebom i wymaganiom użytkownika. Dzięki temu można zapewnić długoterminową trwałość, bezpieczeństwo i dostępność przechowywanych dokumentów.

Artykuł: Archiwizacja cyfrowa oznacza mniejsze koszta

INFO: 20% i więcej to dużo...

https://business-review.eu/business/digital-archiving-reduces-companies-costs-with-more-than-20-218376

Artykuł: 3 ways digital archiving minimises records management risks

INFO: 

https://blog.kyoceradocumentsolutions.com.au/digital-archiving-minimises-records-management-risks?utm_campaign=Content-Services-Campaign-2021&utm_content=207084643&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-1032369

Artykuł: New types of digital archives on the rise to help broaden public access

INFO: Potrzebujemy nowych ulepszonych repozytoriów cyfrowych

http://www.koreaherald.com/view.php?ud=20210913001030

Specjalista ds. archiwizacji dokumentów w dziale prawnym [Sopot, Blue Media S.A.]

https://www.pracuj.pl/praca/specjalista-ds-archiwizacji-dokumentow-w-dziale-prawnym-sopot,oferta,1000393401

Praca: Młodszy Specjalista ds. Digitalizacji [Zamość, Grupa Kapitałowa Kredyt Inkaso]

INFO: 

https://www.pracuj.pl/praca/mlodszy-specjalista-ds-digitalizacji-zamosc,oferta,1000389417?sendid=1b6509d6-4bf3-488f-a9f6-b1d695c45c12&send_date=2020-08-18&utm_source=ja&utm_medium=email&utm_campaign=prog_ja_top

Praca: Asystent/ka w Zespole Digitalizacji Dokumentów [Warszawa, BNP Paribas Lease Group Sp. z o.o.]

INFO:

https://www.pracuj.pl/praca/asystent-ka-w-zespole-digitalizacji-dokumentow-warszawa,oferta,1000354244?sendid=816719f8-aae3-4646-aed1-44e370dbb816&send_date=2020-07-29&utm_source=ja&utm_medium=email&utm_campaign=prog_ja_top

Praca: Specjalista ds. archiwizacji i obiegu dokumentów [katowice, Techem Techniki Pomiarowe Sp. z o.o.]

INFO:

W tym przypadku mamy skanującego archiwistę

Praca: Pracownik biurowy - skanerzysta i kontroler danych [Warszawa, Digital-Center Sp. z o.o.]

INFO: 

https://pl.indeed.com/poka%C5%BCprac%C4%99?cmp=Digital--Center-Sp.-z-o.o.&t=Pracownik+Biurowy&jk=68db4d7c61f94c39&q=Skanowanie+Dokument%C3%B3w&vjs=3

Pora ruszyć !!!

Witam ;)

Już jakiś czas czemu miałem uruchomić bloga z  obszaru digitalizacji i archiwistyki cyfrowej. Będę regularnie publikował case'y, ciekawostki oraz oferty pracy z krajowego podwórka. 

Najpierw się przedstawię. 

Imię: Dawid

Nazwisko: Żądłowski

Jestem absolwentem Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, wydział Historii, specjalizacja archiwista. Od ponad 13 lat związany zawodowo z IPN. Od początku ścieżki zawodowej zajmuje się z szeroką rozumianą digitalizacją materiałów archiwalnych. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, aktywny współpracownik Archiwisty24, Internetowego Forum Archiwalnego oraz Forum Edukatorów Archiwalnych. Na swym koncie mam publikacje (More Maiorum) i wystąpienia (np. konferencje o zarządzaniu dokumentacją) na temat archiwistyki cyfrowej. Historycznie zainteresowany kancelarią królewską ostatnich Wazów. Prywatnie zainteresowany żeglarstwem i fotografią. :)

Pora ruszyć !!!