Określenie celów wdrożenia systemu DMS

Przed wdrożeniem systemu zarządzania dokumentacją (DMS), kluczowe jest określenie celów, które organizacja chce osiągnąć za jego pomocą. Ten proces wymaga szczegółowego zrozumienia potrzeb i wytyczenia jasnych kierunków działania. W niniejszym artykule omówię kluczowe kroki niezbędne do skutecznego określenia celów wdrożenia systemu DMS oraz przyjrzymy się istotnym aspektom, które należy uwzględnić podczas tego procesu.

Określenie celów

W procesie określania celów wdrożenia systemu zarządzania dokumentacją (DMS) istotne jest uwzględnienie następujących kwestii:

• określenie celów wdrożenia: W jaki sposób system DMS ma rozwiązać konkretne problemy organizacji oraz jakie cele chcemy osiągnąć poprzez jego implementację.
• określenie parametrów systemu DMS: Analiza rozmiaru organizacji, okresu przechowywania dokumentów oraz innych istotnych czynników mających wpływ na projekt.
• definicja struktury plików: Ustalenie rodzajów dokumentów, wymaganych metadanych oraz rodzajów informacji, które będą przechowywane w systemie.
• ustalenie workflowu i parametrów digitalizacji: Określenie, jakie rodzaje dokumentacji zostaną poddane procesowi skanowania, oraz określenie parametrów technicznych plików.
• plan migracji i konwersji istniejących zasobów: Analiza dokumentów wymagających migracji lub konwersji oraz określenie zakresu i ilości pracy potrzebnej do przeprowadzenia tego procesu.

Podsumowanie

Zdefiniowanie celów wdrożenia systemu DMS jest kluczowym etapem, który zapewnia skuteczność i efektywność całego procesu. Poprzez staranne określenie celów organizacja może lepiej dostosować system do swoich potrzeb, co przyczynia się do optymalnego wykorzystania jego możliwości i osiągnięcia sukcesu w długim okresie. Dlatego też należy poświęcić odpowiednią uwagę na każdy z wymienionych punktów, aby zapewnić harmonijne i skuteczne wdrożenie systemu DMS.

Cyfrowy audyt w organizacji

Artykuł z września 2020

Trwała ochrona cyfrowych zbiorów staje się ważnym elementem strategii archiwizacyjnych instytucji. Przechowywane w formie cyfrowej zasoby mogą obejmować różnorodne obiekty, od dokumentów historycznych po materiały multimedialne. Dlatego też przeprowadzenie audytu staje się niezbędnym krokiem w zarządzaniu tymi zasobami. Poniższe pytania audytu cyfrowego zakładają analizę kluczowych aspektów przechowywania i zarządzania cyfrowymi zbiorami, w celu lepszego zrozumienia ich charakteru oraz potrzeb:

• Ile obiektów cyfrowych przechowuje nasza instytucja (w %)?
• Z którego roku pochodzą najstarsze obiekty cyfrowe?
• Czy można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
• W jaki sposób można ustalić rok pochodzenia najstarszych obiektów cyfrowych?
• Na jakim nośniku/medium są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
• W jakim formacie są zapisane najstarsze obiekty cyfrowe?
• Czy była próba migracji najstarszych obiektów cyfrowych na nowsze formaty/nośniki?
• Czy zostały określone przypadki utraty dostępu do treści obiektów cyfrowych?
• Czy i od kiedy w instytucji podejmuje się temat trwałej ochrony cyfrowej zbiorów?

Przeprowadzenie audytu cyfrowego stanowi istotny etap w procesie zarządzania cyfrowymi zbiorami, pozwalając na identyfikację kluczowych zagadnień związanych z przechowywaniem, dostępem i ochroną tych zasobów. Jego wyniki mogą posłużyć jako fundament do opracowania lub ulepszenia strategii trwałej ochrony cyfrowych zbiorów, co ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności i dostępności tych zasobów na przestrzeni czasu. Dzięki audytowi cyfrowemu instytucje mogą efektywniej zarządzać swoim dziedzictwem cyfrowym, zapewniając jego trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń.

Model referencyjny Open Archival Information System (OAIS)

Artykuł z sierpnia 2020

Pod pojęciem repozytorium cyfrowego, czyli archiwum cyfrowego, rozumieć należy system składający się z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych. Jego celem jest zgromadzenie, przechowanie oraz zapewnienie długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału.

Ale co właściwie oznacza długotrwały dostęp? Wyróżniamy archiwalne systemy biznesowe, które mają zapewnić dostępność i użyteczność deponowanych materiałów do 50 lat, oraz archiwalne systemy instytucji kultury, które powinny gwarantować utrzymanie użyteczności zbiorów przez okres 100 lat i dłużej. Różnice między nimi wynikają nie z samego zachowania długoterminowego, lecz z dostępności dokumentów na podstawie różnych przepisów prawnych.

Niezwykle ważna jest także wiarygodność repozytorium. Wiarygodne archiwum to takie, które gwarantuje dostępność przechowywanych i zarządzanych dokumentów elektronicznych zarówno obecnie, jak i w odległej przyszłości. Taki system powinien podlegać regularnej kontroli, a jego polityka sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów powinna być jasno określona. Ponadto, istotne jest posiadanie narzędzi do wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów.

W tym miejscu pojawia się model referencyjny Open Archival Information System (OAIS), będącego normą postępowania w zakresie długoterminowej archiwizacji danych cyfrowych. Jest to uniwersalny model organizowania i funkcjonowania archiwów elektronicznych, stosowany do gromadzenia, przechowywania i udostępniania różnych typów publikacji elektronicznych. Standard ten jest oznaczony normą ISO14721:2012. W archiwach zgodnych z modelem OAIS istotne jest rozróżnienie między danymi cyfrowymi (Data Object) a obiektami informacyjnymi (Information Object).

Możemy przyjąć, że każdy dokument elektroniczny, wraz z narzędziami umożliwiającymi jego odczyt, będzie określany mianem information object. Kolejnym kluczowym pojęciem w modelu referencyjnym OAIS jest pakiet informacyjny, składający się z dwóch komponentów: przechowywanej informacji oraz opisu przechowywania. Przechowywana informacja zawiera dane cyfrowe wraz z narzędziami ich odczytu i prezentacji, natomiast opis przechowywania zawiera wszelkie informacje konieczne w procesie przechowywania.

Elementem niezbędnym w archiwum elektronicznym są także metadane przechowywanych obiektów (Information Packages), określane w modelu referencyjnym OAIS terminem Descriptive Information. Metadane dostarczają informacje o zawartości pakietu informacyjnego oraz umożliwiają jego odnalezienie w archiwum. Meta-informacje muszą być bardzo dokładne i rozbudowane, aby ułatwić identyfikację przechowywanych obiektów.

CYBER-ARCHIWUM #96: 4 identity security trends to watch in 2023

INFO: 

https://www.helpnetsecurity.com/2023/01/10/4-identity-security-trends-to-watch-in-2023/

CYBER-ARCHIWUM #95: 7 security predictions for 2023

INFO: 

https://www.helpnetsecurity.com/2023/01/13/7-security-predictions-for-2023/

CYBER-ARCHIWUM #94: Training, endpoint management reduce remote working cybersecurity risks

INFO:

https://www.helpnetsecurity.com/2023/01/17/remote-working-cybersecurity-risks/

CYBER-ARCHIWUM #93: How to succeed in cyber crisis management and avoid a Tower of Babel

INFO:

https://www.helpnetsecurity.com/2023/01/17/how-to-succeed-in-cyber-crisis-managemen/