Prompty AI – klasyfikacja w JRWA

Prompty AI (zapytania kierowane do modeli językowych i systemów sztucznej inteligencji) stają się elementem codziennej pracy w wielu instytucjach. W praktyce pełnią funkcję:

• instrukcji dla systemu AI  
• szablonów operacyjnych  
• elementów konfiguracji narzędzi informatycznych  
• części metodologii pracy z danymi  

Z punktu widzenia archiwistyki pojawia się pytanie: gdzie klasyfikować prompty w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt (JRWA)

Możliwe umiejscowienie promptów w JRWA

1. Dokumentacja systemów informatycznych

Najbardziej naturalna klasyfikacja, jest gdy prompty są używane operacyjnie w systemach IT.

Przykładowa klasyfikacja
07 Informatyzacja
070 Systemy informatyczne
0705 Metody i narzędzia pracy w systemach informatycznych

Charakter dokumentacji

Prompty traktowane są jako:

• szablony zapytań do systemów AI
• konfiguracje pracy z narzędziami informatycznymi
• instrukcje operacyjne dla użytkowników

Kategoria archiwalna: B5 – B10

2. Dokumentacja projektów informatycznych

Jeżeli prompty powstały w ramach wdrożenia systemu AI lub projektu informatycznego.

Przykładowa klasyfikacja

07 Informatyzacja

0703 Projekty informatyczne

Charakter dokumentacji

Prompty są częścią:

• dokumentacji wdrożeniowej
• dokumentacji konfiguracji systemu
• dokumentacji projektowej

Kategoria archiwalna: B10

3. Materiały szkoleniowe

Jeżeli prompty stanowią element szkolenia pracowników.

Przykładowa klasyfikacja

08 Kadry i szkolenia

080 Szkolenia pracowników

0803 Materiały szkoleniowe

Charakter dokumentacji

• zestawy promptów do nauki pracy z AI
• instrukcje dla pracowników
• materiały warsztatowe

Kategoria archiwalna: B5

4. Dokumentacja pomocnicza (robocza)

Jeżeli prompty mają charakter prywatnych notatek użytkowników.

Charakter dokumentacji

• eksperymentalne prompty
• notatki użytkowników
• materiały robocze

Kategoria archiwalna: Bc

Rekomendowane podejście dla instytucji korzystających z AI

Najbardziej przyszłościowym rozwiązaniem jest utworzenie

dedykowanej klasy w JRWA dla narzędzi AI

Przykład:

07 Informatyzacja

070 Systemy informatyczne

0707 Narzędzia i konfiguracje systemów sztucznej inteligencji

Kategoria archiwalna: B10

Przykładowy opis teczki

Hasło klasyfikacyjne: Szablony zapytań i konfiguracje systemów sztucznej inteligencji wykorzystywanych w pracy instytucji.

Taka teczka zawierałaby:

• zestawy promptów wykorzystywanych do analizy dokumentów  
• schematy zapytań dla systemów AI  
• konfiguracje narzędzi AI  
• instrukcje pracy z systemami sztucznej inteligencji  

Znaczenie archiwalne promptów

Prompty AI można traktować jako nowy typ dokumentacji organizacyjnej, ponieważ:

• wpływają na sposób przetwarzania informacji
• determinują wyniki analiz wykonywanych przez AI
• mogą mieć znaczenie dowodowe
• stanowią element konfiguracji procesów informacyjnych.

To tyle ze strony JRWA. Z użytkowego punktu widzenia coraz bardziej dla promptów ma znaczenie kontekst. Po drugie ten mam prompt w różnych modelach językowych daje różne efekty (mogą by nawet te same modele, ale inni użytkownicy). Pytanie czy prompty archiwizować jeśli tak czy wszystkie czy wybrane np. systemowe.