SZABLON: Przykładowa struktura metadanych w archiwum cyfrowym

Użyj tego szablonu jako standardu dla nowych plików w swoim archiwum cyfrowym, aby zapewnić jednolitość

CHECKLISTA: Audyt metadanych w cyfrowym archiwum

Użyj tej listy kontrolnej, aby przeanalizować, czy Twoje metadane są poprawnie wdrożone i skuteczne.

KROK 1: Identyfikacja istniejących metadanych

• Sprawdź, jakie metadane obecnie są przypisane do plików (np. słowa kluczowe, autor, data utworzenia).
• Upewnij się, że każdy plik ma przypisane podstawowe informacje (np. nazwa, data, typ pliku).
• Oceń, czy stosowane metadane są jednolite i konsekwentne w całym cyfrowym systemie 

KROK 2: Wyszukiwanie zasobów

• Przetestuj, czy zasoby można łatwo znaleźć przy użyciu wyszukiwarki.
• Sprawdź, czy słowa kluczowe są intuicyjne i zgodne z tym, jak użytkownicy szukają plików.
• Oceń, czy metadane pozwalają filtrować wyniki wyszukiwania.

KROK 3: Spójność i standardy metadanych

• Zdefiniuj standardy nazewnictwa plików i folderów.
• Upewnij się, że wszyscy użytkownicy stosują ten sam format metadanych.
• Sprawdź, czy stosowane standardy są zgodne z ogólnymi zasadami 

Prompty dla Archiwisty cz.3: Wydobywanie wiedzy z newsletterów

Ostatnio odkryłem prompt, który robi robotę za mnie – dzięki niemu mogę szybko wydobywać kluczowe dane i informacje z newsletterów, do których jestem zapisany. Te wiadomości kryją w sobie kopalnię wiedzy, więc postanowiłem ją nie tylko wydobyć, ale i uporządkować. Narzędzie pozwala mi być na bieżąco i korzystać z wartościowych treści.

Jak to robię?

• Kopiuję treść maila: Przenoszę zawartość wiadomości do notatnika lub edytora tekstu (np. Worda), by móc swobodnie operować na samej merytoryce.
• Usuwam zbędne informacje: Usuwam wszystko, co nie wnosi wartości – pozostawiam tylko istotne dane, kluczowe myśli i treści, które naprawdę mają znaczenie.
• Zapisuję do pliku: Porządkuję treść i zapisuję ją w dedykowanym pliku, co pozwala mi na łatwy dostęp i dalszą analizę.
• Stosuję specjalny prompt: Wykorzystuję przygotowany prompt, który pomaga mi w ekstrakcji najważniejszych informacji. Oto przykładowe zapytanie:

Prompt:

"Twoim zadaniem jest przetworzyć wiedzę zawartą w mailu. Oto schemat odpowiedzi:"

Kategoryzacja: Podziel treści na tematy, np. produktywność, technologia, zarządzanie itp. To ułatwia dalsze przetwarzanie i analizę danych.

Wyodrębnianie kluczowych informacji: Dla każdego newslettera stwórz schemat zawierający:

• Kluczowe punkty: Wypunktuj 3–5 najważniejszych idei.
• Wnioski i zalecenia: Zawrzyj praktyczne wskazówki oraz rekomendacje.
• Inspiracje: Zidentyfikuj pomysły na stworzenie checklisty, szablonu lub innej formy, która ułatwi codzienną pracę.

Systematyzacja wiedzy: 

• Twórz szablony (np. arkusze Excel, dokumenty Word) z gotowymi podsumowaniami 
• Twórz checklisty, które od razu możesz wdrożyć.

Automatyzacja: Jeśli chcesz przyspieszyć proces, mogę pomóc zaprojektować narzędzie (np. w Pythonie), które automatycznie przetworzy maile i wyciągnie najważniejsze treści."

Również warto pamiętać, że każdy wynik trzeba starannie weryfikować. Sam prompt z kolei powinien być regularnie dostosowywany do bieżących potrzeb i specyfiki zadania. Kolejna oczywistość – to wciąż praca ręczna. Muszę najpierw przygotować dane, aby uzyskać to, na czym mi zależy. Oczywiście, automatyzacja jest teoretycznie możliwa, natomiast wydaje mi się, że masowy wynik byłby w moim przypadku niezadowalający, ponieważ zależy mi na dokładności i precyzyjności.