Felieton: Dobra struktura folderów i nazewnictwa

Miałem ostatnio taki case'a. Ktoś się zapytał o system do digitalizacji i oraz do późniejszego sortowania wg. odpowiednich kryteriów. Przedmiotem digitalizacji miały być przykładowo akty notarialne. W tym przypadku archiwalnym mamy ZARZĄDZENIE NR 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r. w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych. 

Teraz trzeba zadać kilka pytań...

1. Czy można ułożyć akta notarialne wg przepisów państwowych w prywatnej spółce.

2. czy potrzebujemy dedykowanych systemów do digitalizacji oraz do wyszukiwania.

3. Czy firma ma swoje archiwum, jaka jest struktura i zasób, czy mamy odpowiednie oprogramowanie.

4. Na ile akta notarialne są/będą częścią archiwum firmowego

W firmie akta notarialne to będzie mały ułamek zasoby dokumentacji. Można porządkować wg. wytycznych NDAP, chociaż można się pokusić o uproszczony system.

Czy potrzebujemy dedykowanych systemów do digitalizacji, które pewnie mają wsparcie i ale i też dużo kosztują... Według mnie nie trzeba zwłaszcza wobec tak małego wycinka w całości dokumentacji. W tym przypadku potrzebujemy 1 max 2 skanerów płaskich. Taki skaner ma wystarczające parametry takie jak skanowanie do TIFF,PDF/A, 300-600 DPI. Preferowanym formatem cyfrowym byłby PDF/A. 

Czy potrzebujemy dedykowanego systemu do wyszukiwania??? Według mnie też nie potrzebujemy o ile nie mamy w archiwum zakładowym oprogramowania do prowadzenia archiwum (zeskanowany cały zasób firmowego archiwum). W tym przypadku będziemy chcieli wdrożyć system DAM. Ale na początek wystarczy nam odpowiedni system katalogów i odpowiedni system nazw plików.

SKUTECZNY SCHEMAT KLASYFIKACJI

Struktury folderów są szeroko stosowaną i rozumianą metodą organizowania plików. W dziedzinie zarządzania zasobami cyfrowymi struktura folderów jest zwykle podstawą systemu. Używając go jako struktury, zespoły mogą przesyłać, organizować, oznaczać, przechowywać, szukać i skutecznie zabezpieczać pliki. 

Należy pamiętać!!!

1. ustalić najpierw cele i strukturę folderów i nazewnictwa 
2. metadane!!!
3. prostota w strukturze folderów
4. słowa kluczowe o różnych poziomach szczegółowości

#Struktura

Istnieją trzy podstawowe sposoby organizowania informacji, a wszystkie można mieszać i dopasowywać w celu zaradzenia każdej sytuacji związanej z dokumentacją.

• Alfabetyczny – np. dla rekordów pogrupowanych według nazwy (np. nazwa klienta, powiat, budynek). 
• Rzeczowy – dla ewidencji uporządkowanej zgodnie z rodzajem działalności, do której się odnoszą (np. księgowość, kontrakty, personel, bezpieczeństwo).
• Numeryczne – dla rekordów uporządkowanych według roku lub numeru (np. zamówienie zakupu, faktura, numer klienta, data urodzenia).

Przykład:

SKANOWANIE (główny katalog)

KOPIE WZORCOWE (podkatalog)

ZAMÓWIENIA CZYTELNIA (podkatalog)

ZAMÓWIENIA REFERENCI (podkatalog)

ARCHIWUM (podkatalog)

2018_czytelnia

2019_czytelnia

2020_referenci

DOBRA NAZWA PLIKÓW

#Zwięzłość

Nazwy plików powinny być krótkie. Dobrą zasadą jest, aby każda nazwa pliku miała mniej niż 25 znaków.

#Data

Jeśli chcesz, aby twoje pliki automatycznie porządkowały się od najnowszych do najstarszych lub odwrotnie należy rozpocząć nazwy od daty, które powinny mieć format RRMMDD lub RRRRMMDD, aby były filtrowane według pierwszego roku, drugiego miesiąca i ostatniego dnia. 

Przykład:

Zdjęcie wykonane 20 maja 2022 r. nazwa pliku zaczynałaby się od 220520 lub 20220520 w zależności od preferencji.

#Słowa kluczowe

Nazwa pliku zawiera najważniejsze informacje opisujące zasób cyfrowy. jeden plik może opisywany przez kilka, różnych słów kluczowych. Niezależnie od wybranych słów kluczowych warto pamiętać aby je stosować konsekwentnie. Oto kilka elementów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze słów kluczowych dla nazw plików:

Kategoria nadrzędna (zazwyczaj nazwa folderu) 

Lokalizacja

Nazwa osoby/produktu

Rodzaj obrazu

Nazwa wydarzenia

Nazwa lub numer projektu/Numer wersji/Nazwa twórcy lub inicjały

#Wielkie litery, podkreślenia i kreski

Korzystanie z nich to najlepszy sposób, aby nazwy plików były łatwe do odczytania podczas szybkiego skanowania w poszukiwaniu żądanego pliku. Podkreślenia jasno definiują różne pola informacyjne zawarte w nazwie pliku

Przykład:

czytelnie

„20210515_archiwum_akt_notarialny.pdf”

mało czytelne

„20210515archiwumaktnotarialny.pdf”

#Znaki specjalne

Unikaj znaków specjalnych, ponieważ często nie są one akceptowane jako część nazw plików lub mogą powodować zamieszanie w oprogramowaniu komputera podczas otwierania plików.  

#Skróty/kody

W pracy często używamy skrótów/kodów, które odnoszą się do funkcji i czynności. Warto zatem stworzyć listę skrótów i kodów, które można użyć w pracy. należy pamiętać aby ta lista była często aktualizowana  i dostępna dla wszystkich zainteresowanych.

#Zachowaj rozszerzenia typów plików

Dostarczają one ważnych informacji o tym, jak pliki mogą być udostępniane, zmieniane i zachowywane. Przykładami są .jpg, .tiff, .txt, .pdf itp...

#Przetwarzanie wsadowe

Jeśli pracujesz na dużej ilości plików warto pamiętać, że wsadowo można zmienić nazwy plików (nazwa od 001/0001 w zależności od ilości). Co więcej, wsadowo można edytować metadane plików.

źródło: pixabay