Digitalizacja: Trwała ochrona zasobów cyfrowych

Trwała ochrona powoduje wiele problemów natury technicznej i zmusza nas do ich rozwiązania. Najpierw trzeba zdefiniować "trwałość nośników danych". Jest to zdolność do zachowywania wymaganych parametrów. W przypadku nośników danych cyfrowych najczęściej stosowanym do oceny trwałości jest liczba błędów odczytów przypadająca na konkretną ilość danych.

Pierwszy problem: trwałość nośników danych cyfrowych spowodowany jest przez stosunkową niską trwałość nośników dokumentów cyfrowych tj.:

• Dyski CD/DVD - 5 lat (specjalne wersje nawet i 100 lat)
• Dyski HHD - 4-5 lat
• Dyski SSD - 10 i więcej lat
• Taśmy magnetyczne – 30 lat

oraz po przez starzenie się środków dostępu, połączeń sprzętu i oprogramowania. Drugi problem jest to utrata dostępu do dokumentów przez zdarzenia losowe takie jak:

• pożary
• powodzie
• awarie
• ataki hackerskie

Należy pamiętać o odpowiednich warunkach klimatycznych przechowywania taśm magnetycznych czy informatycznych nośników danych tj.:

• właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza): 8-18
• właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH): 20-50

Mamy kilka metod dla utrzymania użyteczności i trwałości naszych danych

Odświeżanie nośnika

Jeśli stwierdzimy oznaki degradacji nośników naszych możemy przeprowadzić operację "odświeżenie nośnika" tj. skopiowanie danych na nośnik tego samego typu.

Zmiana generacji nośnika

Zmiana generacji nośnika polega na kopiowanie danych z nośnika, który stał się przestarzały na nowy nośnik nowego typu. Wtedy przenosimy dane ze wszystkich nośników określonego typu na nośniki nowej generacji, niezależnie od stanu technicznego egzemplarzy.

Migracja

Migrację możemy zdefiniować jako konwersja dokumentu z oryginalnego formatu na nowszy, kiedy starszy format staje się przestarzały i wychodzi z użycia. Głównym problemem jest utrzymanie zachowania ciągłości danych treściowych i strukturalnych. Jeżeli migrację dokonuje się z poprzedniej migracji to wtedy ryzyko błędów wzrasta. Zaletą jest migracji jest łatwość udostępnienia dokumentów w formatach ogólnie dostępnych. Konwertowanie danych jest praco i czasochłonne, a im większe zasoby cyfrowe tym proces jest bardziej kosztowny.

Emulacja

Emulacja polega na migrację nie danych a otoczenia, które jest niezbędne do ich odczytu. Emulacja zapewnia nam unikniecie przekłamań i błędów w wersjach dokumentów. Przedmiotem emulacji może być: platforma  sprzętowa  (komputer),  platforma  sprzętowa  wraz  systemem operacyjnym i wraz oprogramowaniem dzięki któremu odczytamy dokumenty. Jest to metoda wymagająca dużych nakładów pracy, specjalistycznej wiedzy i dużych kosztów.

Repozytorium danych cyfrowych

W tym wypadku treść i struktura jest oddzielona od formy fizycznej. Dzięki temu już nie musimy monitorować stan technicznych poszczególnych egzemplarzy nośników. Jednak musimy wdrożyć tzw. politykę bezpieczeństwa tj. kontrola dostępu do systemu, ochronę kryptograficzną, podpis elektroniczny, tworzenie kopii zapasowych, regulacje prawne itd.. W repozytorium niezwykle  ważna  jest  tzw.  Kopia  zapasowa.  Zaleca  się  utrzymanie   trzech   niezależnych   kopii zapasowych tj. reguła 3-2-1.