Felieton: Digitalizacja: etapy/selekcja/przygotowania do skanowania

W sumie taki reuse wiedzy, której publikowałem na LinkediN. :) Dziś o digitalizacji. :)

Digitalizacja jest procesem złożonymi i co najważniejsze ciągłym. Standardowy proces digitalizacji możemy podzielić na 9 podprocesów takie jak:

1. Selekcja materiałów
2. Przygotowanie dokumentów do skanowania
3. Skanowanie z użyciem algorytmów podwyższenia jakości dokumentów
4. Rozpoznawanie tekstu (OCR)
5. Metadane
6. Tworzenie pliku przeszukiwanego archiwum (PDF)
7. Eksport danych (zasobów dyskowych, systemów informatycznych)
8. Indeksacja danych w wyszukiwarce pełnotekstowej
9. Bezpieczeństwo teleinformatyczne

Selekcja materiałów

Zacznijmy od wyboru materiałów do digitalizacji. Sprawa wydaje się prosta. Mamy w zasadzie dwie drogi: albo skanujemy wszystko jak leci bez żadnej (lub prawie żadnej) analizy zbioru (digitalizacja masowa) albo wybieramy wg pewnych kryteriów pewne partie ze zbioru (digitalizacja selektywna) Tak mniej więcej odbywa się w archiwach. W biznesie te metody mają również zastosowanie. Wspomnieliśmy o kryteriach wyboru materiałów. Takie kryteria mamy kilka, a wszystkie one wpływają na kolejne etapy procesu digitalizacji: 

1. znaczenie dla kraju, regionu czy lokalnej społeczności  
2. liczba obiektów
3. rodzaj i stan zachowania
4. unikatowość
5. wartość edukacyjna czy naukowa
6. stan prawnoautorski

Przygotowanie dokumentów do skanowania

Materiały aktowe (nie tylko), które wybraliśmy do skanowania musimy przygotować odpowiednio do skanowania. To się wykonuje zwłaszcza w archiwach historycznych, gdzie spotykamy materiały o różnym stanie zachowania. W biznesie materiały główne finansowe teoretyczne powinny być lepszym stanie technicznym. Przygotowanie materiałów do skanowania składa się z takich podstawowych zabiegów jak:

1. oczyszczanie
2. usunięcie elementów metalowych
3. rozprasowanie zagięć
4. naprawa rozdarć

Zły stan staramy poprawić poprzez wyprasowanie (kauterem lub zwykłym żelazkiem), podklejeniem miejsc rozciętych specjalną taśmą - filmoplast typu P/R. Należy brać też pod uwagę warunki  klimatyczne, w których się przechowuje materiały. Więcej o warunkach klimatycznych w magazynach można poczytać na starym blogu Archiwista24.

https://archiwista24.wordpress.com/2016/10/09/warunki-klimatyczne-w-magazynach/

fot. pixabay